Gestionnaire Services à la Personne et Assistante H/F - Dreets Occitanie

Issue de la fusion de deux entités (DDCS(PP) et UD DIRECCTE), la nouvelle direction de l'emploi, du travail et des solidarités repose principalement sur 2 pôles, le pôle travail, mutations économiques et compétences et le pôle solidarités et parcours d'insertion.

Les services de renseignement en droit du travail interviennent au niveau régional par la réponse téléphonique à la demande des salariés et employeurs du secteur privé. Dans cette optique, les 13 départements sont coordonnés par la DREETS Occitanie.
Au niveau départemental, le service renseignement favorise la réponse au public en présentiel afin de préserver la proximité avec les usagers du département. IL traite également les demandes adressées par courriels et courrier.
Enfin, le service rend possible des créneaux de rendez-vous téléphoniques pour les usagers les plus éloignés.

Groupe RIFSEEP : 3

Profil recherché: secrétaire administratif(ve)
Niveau requis: débutant à intermédiaire
Activités principales :

Positionné(e) au sein du service mutations économiques et compétences de la DDETS de la Haute-Garonne, le(la) gestionnaire sera placé(e) au sein du service mutations économiques et compétences, sous l'autorité du chef de service. Il (elle) interviendra en tant que gestionnaire du dispositif de services à la personne, mais également sur des missions transversales d'assistances pour le service.

1/ Missions relatives à la gestion du dispositif services à la personne (SAP)
Les services à la personne sont des activités, exercées à domicile, qui facilitent la vie quotidienne des familles et l'accompagnement des enfants en bas âge, des personnes fragiles, âgées ou handicapées.
Les organismes souhaitant exercées ses activités peuvent être soumis à l'obtention :
- d'une déclaration et/ou d'un agrément auprès des services de l'État ;
- d'une autorisation auprès des conseils départementaux.
Pour bénéficier des avantages fiscaux et sociaux mis en place par l'État, la déclaration est nécessaire pour les 26 activités relevant des SAP. L'agrément et l'autorisation sont obligatoires pour exercer certaines de ces activités, à destination de publics fragiles.

Avec l'appui du cadre référent de l'unité service à la personne, le(la) gestionnaire interviendra sur les missions suivantes :
- Instruction des déclarations d'organismes de services à la personne
- Enregistrement des déclarations d'organismes de services à la personne et utilisation de l'outil Nova (rédaction des récépissés de déclaration)
- Publication au recueil des actes administratifs des déclarations et agréments SAP
- Relation avec les porteurs de projets et les organismes SAP (mail, téléphone) et gestion de la boite courriel institutionnelle du service SAP
- Production de notes de procédures sur les déclarations SAP
- Appui ponctuel à l'instruction des demandes d'agréments SAP avec le gestionnaire référent
- En tant que de besoin, saisie, classement et archivage

2/ Missions relatives à la gestion du dispositif de services à la personne
- Accueil téléphonique du public, renseignement de premier niveau
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Gestion de la boite institutionnelle du service
- Production d'attestations retraite pour (TUC et stagiaires de la formation professionnelle)
- Commande de fournitures

Selon les besoins de service, le (la) gestionnaire pourra également être amené() à venir en appui sur la gestion des titres professionnels (validation des PV d'examens, réponses aux centres agréés et aux candidats ..).

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Connaissances des politiques de l'emploi : N
- Connaissance en droit administratif général: N

Savoir-être :Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Réactivité **
- Capacité d'autonomie **
- Sens du travail en équipe **
- Sens du relationnel et des contacts ***
- Implication et sens du service public ***

Savoir-faire :

- Échanges avec les usagers **
- Savoir rédiger des courriers- et documents administratifs **
- Organiser son action en fonctions des objectifs poursuivis **
- Savoir produire et mettre en forme des tableaux de suivi *
- Utiliser les outils bureautiques ***