Adjoint en Gestion Administrative et Financière H/F - Universite de Pau et des Pays de L'adour

poste ouvert aux titulaires et contractuels.
La personne recrutée sera affectée au service en charge de la mise en oeuvre des dispositifs d'accueil, d'intégration et d'accompagnement à la réussite étudiante (5 personnes) de la Direction des Enseignements et de la Vie étudiante (21 personnes).
Au coeur de l'activité administrative, vos missions principales seront l'accueil et l'information des usagers, la gestion des inscriptions administratives et l'appui à la gestion administrative de l'équipe.

Les activités principales

A l'aide des logiciels métiers :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail des usagers (étudiants, adultes en formation continue).
- Répondre aux demandes de renseignements administratifs et orienter vers les interlocuteurs compétents.
- Participer à la mise en oeuvre de la campagne d'inscriptions (préparation, organisation, suivi).
- Assurer le traitement complet des inscriptions : contrôler et validation de chaque étape du processus de gestion, encaissement des droits universitaires, délivrance des cartes d'étudiant.
- Effectuer les correctifs et mises à jour des dossiers administratifs des étudiants
- Aider à la gestion des transferts de dossier, des dispositifs de césure, d'aides sociales, de remboursements des droits de scolarité et de conventions de stage à l'étranger.
- Contribuer à la gestion des diplômes (contrôle, édition, délivrance).
- Gérer les contrats étudiants (tutorat, emplois) en veillant au fonctionnement du circuit administratif et en assurant la mise en paiement
- Appliquer et faire respecter les procédures administratives internes

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes :

Titulaire d'un diplôme de niveau III (CAP,BEP.)

Vous possédez :

Une ou des expériences dans l'accueil et l'information de publics variés
Une ou des expériences dans des postes à forte dimension opérationnelles
Une ou des expériences dans un environnement dynamique, exigeant et multi-acteurs, idéalement dans le secteur public ou l'enseignement supérieur

Vous maîtrisez :
L'utilisation d'outils numériques (bureautiques et messagerie) pour optimiser la gestion administrative et la communication
La gestion administrative courante et le suivi de dossier
La gestion de la relation usagers, en présentiel comme à distance (téléphone, mail)
La rédaction de courriels administratifs clairs, précis et adaptés à vos interlocuteurs
Les logiciels métiers de scolarité (un plus)

Vous êtes en capacité :

De prioriser vos activités en fonction des échéances
De faire preuve d'organisation et d'initiative pour anticiper er résoudre des situations
D'être polyvalent dans un environnement exigeant et dynamique
De vous adapter rapidement aux évolutions notamment sur les outils numériques
De développer un sens relationnel marqué par la curiosité l'écoute et le respect de la confidentialité
De rendre compte de manière rigoureuse fiable et transparente

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.