Université Lyon 1 - Technicien en Gestion Administrative H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Vous rejoignez un service administratif composé de 3 personnes, dont 2 en charge de la gestion financière, et êtes encadré par la directrice administrative de l'unité.

Le LEHNA est un laboratoire de recherche en écologie des hydrosystèmes naturels et anthropisés, organisé autour de 6 équipes de recherche, 3 pôles thématiques et 3 pôles techniques, regroupant environ 120 personnes sur deux sites (Vaulx-en-Velin et Villeurbanne).
Le poste est basé sur le campus LyonTech-La Doua à Villeurbanne, et le laboratoire dépend de trois tutelles : UCBL, CNRS et ENTPE.

Vos missions principales

Vous assurez :

- La gestion administrative RH de l'unité (formalisation des demandes de recrutement, suivi des conventions de stages, accueil des personnels, mise à jour des bases de données RH et des listes de diffusion) ;
- La saisie des publications dans HAL et le contrôle du bon adressage ;
- La mise à jour des actualités du site web et des documents de l'intranet ;
- La réception des colis et la distribution du courrier.

Vos activités

- Vous instruisez les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, incluant la relecture des conventions avant signature ;
- Vous participez à la gestion administrative RH (recrutement, accueil des nouveaux arrivants) ;
- Vous organisez, alimentez et mettez à jour les bases de données RH (RESEDA, listes de diffusion...) ;
- Vous alimentez des tableaux de bord et réalisez des extractions pour répondre à des enquêtes ;
- Vous assurez la saisie et le contrôle des publications dans HAL ;
- Vous mettez à jour le site web et l'intranet ;
- Vous suivez les réservations des véhicules administratifs et leur refacturation ;
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

Expérience

Débutant accepté

Compétences attendues

- Vous savez gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- Vous savez rendre compte ;
- Vous savez communiquer et faire preuve de pédagogie ;
- Vous appliquez des procédures et des règles ;
- Vous travaillez en équipe ;
- Vous utilisez les logiciels spécifiques à l'activité.

Connaissances

- Techniques d'élaboration de documents ;
- Culture internet ;
- Techniques de communication ;
- Anglais niveau A2.

Savoir-être

- Sens de l'organisation ;
- Rigueur et fiabilité ;
- Sens de la confidentialité.