Assistant de Direction H/F - Agence Régionale de Santé Normandie (ARS Normandie)

Missions et activités principales du poste:
Assister le Directeur départemental et la Déléguée territoriale dans l'organisation quotidienne de leur travail, assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Accueil téléphonique, orientation des usagers et des appels
Gestion de la messagerie de la Direction
Personne-ressource sur l'activité du service et son fonctionnement
Gestion du planning, agenda, déplacements et organisation de réunions
Suivi des échéanciers des demandes de la Direction générale, des Directions métiers, du Préfet
Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courriers et de comptes rendus, travaux de synthèse, rapport d'activité
Traitement de l'information et réponses de 1er niveau
Classement et archivage de documents (plan de classement)
Réunion Territoriale Transverse - calendrier et comptes rendus

Secrétariat du Conseil territorial de santé du Calvados
Préparation des documents pour la réunion, installation de la salle, accueil et émargement des membres, rédaction du compte-rendu
Suivi et mise à jour des compositions du conseil territorial de santé et des différentes commissions
Elaboration, organisation et mise à jour du fond documentaire de l'animation territoriale
Organisation de réunions et participation
Il/Elle vient également en appui du Directeur départemental et de la Déléguée territoriale dans les missions d'animation territoriale confiées par le Directeur général de l'ARS.

Interlocuteurs et partenaires:
En interne:
Direction générale
Directions métiers, supports et transverses.
En externe:
Préfecture, Services déconcentrés de l'Etat, Conseil départemental
Etablissements, Professionnels de santé, Associations locales

Connaissances :
Environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)
Connaissance des champs de compétences des partenaires institutionnels extérieurs
Techniques administratives et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint,...)
Systèmes de classement et d'archivage

Savoir-faire :
Avoir des compétences rédactionnelles
Utiliser les outils bureautiques
Ecouter, analyser et restituer ou orienter
Anticiper et organiser

Savoir-être:
Travailler avec de nombreux partenaires
Etre autonome
Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
Faire preuve de réactivité, d'initiative, de diplomatie et de discrétion professionnelle
Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse
Sens du travail en équipe
Sens de l'organisation
Discrétion
Sens de la communication, adaptabilité
Faire preuve de réactivité