Chef du Bureau des Relations avec les Usagers H/F - Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

RIFSEEP 2
NBI 20
Vos activités principales :
Au sein du bureau des relations avec les usagers, le chef de bureau encadre, organise, coordonne et supervise le fonctionnement régulier et continu des sections :
- courrier ;
- accueil physique et téléphonique ;
- archives et inventaire.
- il programme le budget annuel pour son bureau
- il assure la gestion des réservations des auditoriums ainsi que des conventions liées à ces réservations.
Section courrier/ accueil de la préfecture de région d'IDF:
Courrier
- Supervise le courrier réservé des autorités et le traitement des courriels électroniques;
- Suit les statistiques et indicateurs de Qualité ;
Accueil physique :
- supervise l'activité et évalue l'accueil conformément au référentiel de certification Quali-ATE
- prend en charge les accueils difficiles et conflictuels ;
- en lien avec le chef de section, anticipe les départs des agents afin de garantir la continuité du service
Accueil téléphonique :
- supervise, organise et planifie les ressources selon les flux ;
- prend en charge les accueils difficiles et conflictuels ;
- évalue l'accueil téléphonique conformément au référentiel de certification Quali-ATE
- Gère les contrats et assure l'interface avec la société prestataire pour l'accueil externalisé.

Accueil et courrier en DRIEETS et à la DRAC :
- Manage les agents affectés en DRIEETS 75, 92,93,94 et à la DRAC

- Gère les contrats et assure l'interface avec la société prestataire pour l'accueil externalisé.

Section Archives et Inventaires
Archives :
- Supervise l'activité de la section archives et inventaires.
Inventaires :
- Supervise les inventaires du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l'immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC.

il porte une attention particulière à la prévention des risques psycho-sociaux et signale au chef du SGSO toute situation de détresse ou de difficulté dont il a connaissance

Activités du service :

Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du bureau des relations avec les usagers (BRU) et du Bureau des Affaires Administratives et Financières (BAAF)

-Composition et effectifs du service :

Le SGSO est composé de 95 agents.
Le BRU est composé de 24 agents.
-Liaisons hiérarchiques :

Le cheffe du SGSO

-Liaisons fonctionnelles:

Les services de la préfecture, les services déconcentrés de l'État

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau maitrise à acquérir
Avoir des compétences juridiques: niveau pratique requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir manager : niveaumaîtrise requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
Savoir accueillir: niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis