Assistant Administratif H/F - Office Français de la Biodiversité (OFB)

Mission

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD) et du Chef de service départemental adjoint (CSDA), l'assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d'accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d'intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.

Activités principales

Pour le service départemental

Accueil / Secrétariat

- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier
- Gestion de l'archivage numérisé et papier (dossiers techniques, PV, avis techniques, comptes rendus de réunion, etc.)
- Reprographie
- Gestion des commandes de matériel (tenue de l'inventaire du service, évaluation des stocks/besoins, liste des achats)
- Création et mise à jour de bases de données
- Appui au chef de service départemental pour tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité du service (signalements, sollicitations, demandes d'avis techniques, etc.)

Appui comptable, budgétaire et logistique

- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif
- Contribuer à l'établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques
- Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes...)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

- Assurer l'accueil des nouveaux arrivants
- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail...)
- Assurer le suivi des formations
- Assurer le suivi des visites médicales

Pour la Délégation de Façade

Appui comptable

- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif
- Contribuer à l'établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques

Appui logistique

- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Gestion des réservations de train/hôtels
- Organiser les tables rondes, réunions et séminaires

- Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
- Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
- Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

- Qualités rédactionnelles
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maitrise des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation,
- Sens de l'initiative,
- Savoir rendre compte.