Secretaire Administrative - Mairie de Villebon-Sur-Yvette H/F - Communes

Missions
Coordonne, assure la gestion administrative et suit les projets du service.
Assure l'accueil du public.
Activités
En lien permanent avec la directrice de service et les directeurs de secteurs :
1. Activités d'accueil et de communication
Accueillir le public et assurer la permanence téléphonique
Assurer la gestion des courriers, mails et archives « centre de loisirs »
Mener les actions de communication (affichage au public, diffusion des informations au personnel, ...)

2. Activités de gestion
Assurer la gestion administrative et informatique (Agora-facturation-listings de présence)
Assurer la gestion administrative du personnel (vérification des dossiers du personnel, gestion congés logiciel CIRIL-Net RH, transmission des éléments de rémunération, demande et suivi des contrats en lien avec service RH, convocations aux formations/réunions)
Déclarer les accidents des enfants
Suivre les déclarations et fiches complémentaires SDJES du périscolaire
Assurer le suivi des bons de commande et le traitement des factures (logiciel CIRIL Civil Net Finances et le parapheur)
Etablir les courriers aux familles

3. Activités de coordination administrative et budgétaire
Assurer le contrôle régulier de gestion RH et budgétaire avec l'aide de tableaux de bord et indicateurs
Assurer la rédaction du rapport annuel d'activités du secteur
Assurer les commandes de matériel pédagogique, la gestion des stocks, le réassort et le suivi des commandes et livraisons en lien avec les directeurs de secteur
Participer aux dossiers de demandes de subventions et au calcul du cout d'un prix de journée

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o091260421000433-secretaire-administrative?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Connaissances (savoirs)
Avoir des compétences administratives et une certaine rigueur
Actualiser régulièrement ses connaissances
Règles de l'expression écrite de qualité, savoir rédiger des courriers, des comptes-rendus, des rapports,
Règles de l'expression orale de qualité
Maitrise des outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) et des logiciels de gestion (Agora, Ciril)
Savoir créer, renseigner et suivre des tableaux de bord et outils de planification
Maîtriser les différentes techniques de secrétariat.
Connaissance de la réglementation des accueils de loisirs

Compétences (savoir-faire)
Savoir s'organiser, gérer son temps, respecter les délais
Avoir un certain sens de l'ordre et du rangement
Assurer la continuité du service
Savoir être autonome et prendre des initiatives
Avoir le sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail
Etre capable de toujours améliorer son travail, tout en recherchant la simplification et l'efficacité.
Savoir travailler en équipe.
Savoir accueillir le public, l'informer

Aptitudes (savoir-être)
A travailler en équipe
Avoir de la conscience professionnelle
Avoir des aptitudes relationnelles
Savoir se rendre disponible
Savoir prendre du recul et rester objectif
Avoir des capacités à s'adapter aux changements
Avoir des capacités d'analyse et de synthèse
Etre ponctuel et assidu
Avoir le sens du service public
Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
Avoir un esprit d'initiative
Etre garant de l'image du service
Etre disponible et souple sur ses horaires en vue de répondre aux besoins du service en période de pics d'activité