Responsable Administratif en Arrondissement - Conseil Departemental du Nord H/F - Conseils départementaux

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

La Direction de la Voirie Départementale est chargée de l'entretien, de l'exploitation et la modernisation de 4 500 kms de routes départementales.
Elle dispose de services centraux et de services déconcentrés en territoire, 5 Arrondissements routiers et 4 Agences Routières.

L'Arrondissement Routier assure l'intégralité des missions relatives à la maîtrise d'ouvrage et à la gestion patrimoniale du réseau de son périmètre. Il est l'interlocuteur privilégié des territoires (élus, services de collectivités territoriales et leurs groupements, ...).

L'effectif de l'Arrondissement Routier est d'environ 25 personnes, sous l'autorité hiérarchique du Responsable d'Arrondissement et du Responsable Adjoint :

- une équipe de gestion des ressources (comptabilité, achats, secrétariat),
- des correspondants thématiques (chargé d'études foncier, chargé de mission programme entretien, chargé d'opérations, dessinateur projeteur)
- des correspondants territoriaux (techniciens de secteur, gestionnaires du domaine public, correspondant ouvrages d'art).

Les missions du responsable administratif au sein de l'arrondissement sont les suivantes :
- encadrer et animer la cellule gestion des ressources (accueil, secrétariat, gestion des ressources humaines comptabilité, marchés, appui administratif aux correspondants territoriaux et aux correspondants thématiques)
- assurer la gestion des courriers signalés : collecter les informations et rédiger les projets de réponse aux courriers des usagers et des Elus et aux différentes demandes internes à la collectivité (note, fiche technique)
- préparer les rapports de présentation des délibérations et les délibérations
- aider au pilotage budgétaire de l'Arrondissement
- préparer ou contrôler les projets de conventions liant le Département à d'autres collectivités ou à des tiers privés
- rédiger les pièces administratives des marchés
- être référent communication pour l'Arrondissement

Situation fonctionnelle : Le responsable administratif est placé sous l'autorité hiérarchique directe du responsable d'arrondissement et du responsable adjoint d'arrondissement.

Relations professionnelles :
Interne : les Services centraux, la Direction, la DGA, les autres directions
Externe : les entreprises, les collectivités locales, les Elus, les usagers.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o059260415000372-responsable-administratif-arrondissement?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Savoir faire

Encadrement d'équipe
- Organiser et planifier les activités de l'équipe
- Favoriser la participation et l'expression des agents
- Suivre et contrôler l'activité des agents
- Repérer les dysfonctionnements et les signaler
- Coordonner des équipes, expliquer les consignes et donner des ordres en situation opérationnelle
- Animer des réunions d'équipe
- Mettre en oeuvre les outils de planification et les procédures de contrôle
- Prioriser ou hiérarchiser les interventions
- Gérer les relations conflictuelles et tensions
- Organiser des tâches en fonction de son plan de charge
- Impulser et accompagner le changement
- Savoir décider et objectiver ses décisions

Conduite de projet
- Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
- Définir les modalités de pilotage du projet
- Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
- Conduire l'évaluation du projet
- Mettre en oeuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes

Instruction des dossiers et application des procédures
- Appliquer des procédures administratives
- Etablir et mettre en forme des documents administratifs

Participation à la gestion des ressources humaines
- Participer à l'élaboration des fiches de poste
- Animer les dispositifs d'évaluation et participer à la construction des outils
- Animer un dispositif d'intégration et de professionnalisation des agents
- Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement
- Identifier les besoins de formation collectifs et individuels
- Gérer les plannings, congés et absences du personnel

Savoirs

- Techniques de pilotage et animation d'équipe
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité
- Techniques d'animation et de résolution de conflits
- Méthodes et techniques de conduite d'opérations et de programmes
- Règles de base de l'achat public et notion d'exécution d'un marché public
- Notions de comptabilité et de facturation
- Statut de la fonction publique territoriale
- Techniques et procédures d'évaluation
- Principes et règles de gestion en vigueur en matière de gestion du temps de travail
- Réglementation en matière de santé et de sécurité au travail
- Techniques de négociation
- Maîtrise des techniques de la communication écrite et orale

Savoir - être

- Faire preuve de réactivité
- Etre force de proposition
- Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
- Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
- Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques