Responsable de Centre Titres et Formalités - Mairie de Bordeaux H/F - Communes

Le service Accueil et Formalités de la Ville de Bordeaux recherche un.e Responsable de centre titres et formalités au sein de l'Hôtel de Ville.

Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du service Accueil et Formalités, le.la titulaire du poste est responsable des équipes du centre titres et formalités. En lien avec les responsables d'unités pluridisciplinaires, il.elle est chargé.e de piloter, de coordonner et d'animer l'activité du centre. Il.elle assure la transmission des informations et l'expertise professionnelle. Il.elle impulse une dynamique de collaboration entre les équipes du service Accueil Formalités.

Les missions principales sont les suivantes :

- Encadrer les responsables d'unités pluridisciplinaires, répartir, organiser et piloter les activités du centre,
- S'assurer de la qualité de l'accueil des usagers, de la bonne transmission des informations et de la bonne exécution des prestations,
- Participer, en lien avec les responsables d'unités, à l'élaboration et à la gestion des plannings et des activités des équipes, assurer la gestion administrative des équipes et participer à la mise en oeuvre des actions de formation et de tutorat des services Accueil Formalités et Etat Civil,
- Être garant.e de la bonne exécution des missions du centre, veiller à l'application de la réglementation et des procédures (contrôler les pratiques professionnelles, les méthodes, l'utilisation des outils, procédures et logiciels "métier", les circuits de validation et de signature, etc...)
- Conduire le suivi et la mise à jour des procédures,
- Recevoir le public si nécessaire (arbitrages, gestion de conflits ou de situations particulières, urgences),
- Participer à la réflexion et à la mise en oeuvre des actions d'amélioration organisationnelle dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue et de l'évolution du projet de service,
- Participer à la tenue des tableaux de bord et des indicateurs quantitatifs de l'activité (nombre de rendez-vous, de prestations réalisées, etc) et qualitatifs sur le service rendu à l'usager (nombre de réclamations, temps d'attente, etc),
- Organiser régulièrement des réunions d'information de service et en restituer des comptes rendus aux équipes,
- Participer aux réunions de service organisées par la Responsable de service Accueil Formalités.

Vous pouvez également être amené.e à :

- Signer les autorisations funéraires et à délivrer des actes d'état civil en qualité d'officier.ière d'état civil délégué.e,

- En lien avec le service ressources, participer à la veille juridique des services accueil formalités et état civil,

- Assurer les permanences célébration de mariages les samedis, selon un planning établi à l'avance,

- Lors des périodes électorales, participer à l'organisation et à la préparation des scrutins (parties logistique et administrative) y compris les samedis et dimanches.

Vous avez une bonne connaissance de la réglementation en matière d'élections, d'état civil et de formalités.

Vous avez connaissance des progiciels suivants : citypass, cityrem, cityweb, Sirius, ANTS, Civil net élections.

Vous maîtrisez le fonctionnement des collectivités et autres administrations de proximité ainsi que leurs missions.

Vous avez de l'expérience en conduite de projets ainsi qu'en management d'équipe.

Vous savez faire preuve d'écoute et de dialogue, et êtes en capacité de résoudre les tensions efficacement.

Vos qualités relationnelles, votre esprit d'initiative, votre réactivité, ainsi que votre sens de la discrétion et votre disponibilité sont des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.