Assistant de Direction H/F - Temporis Experts et Cadres

Parce que l'Agence Temporis Lille Experts & Cadres souhaite anticiper les futurs besoins de ses clients, nous cherchons dès aujourd'hui à identifier les talents de demain.Nous recherchons notamment des Assistants de direction ( H/F)

Rattachée au Vice-Président en charge du développement international, la Direction des Relations Internationales pilote et accompagne la stratégie d'ouverture à l'international de l'établissement. Elle développe des partenariats, coordonne des projets internationaux, anime la dimension internationale du campus et soutient les initiatives des différentes facultés et écoles.

Vos missions :

1. Accueil et coordination

- Vous êtes l'interlocuteur privilégié du service :
- Accueillir et orienter les visiteurs (partenaires, étudiants, enseignants, institutions...)
- Gérer les appels et les emails entrants
- Assurer la circulation fluide de l'information entre les services et les partenaires
- Participer à la coordination de projets transversaux

2. Gestion administrative :

En véritable appui de la direction, vous,

- Gérez des dossiers en autonomie (préparation, suivi, archivage)
- Organisez les agendas, réunions et déplacements
- Préparez les supports (notes, synthèses, ordres du jour, comptes rendus)
- Suivez l'activité via des tableaux de bord et indicateurs
- Contribuez à la gestion documentaire et au respect des règles (notamment RGPD)
- Participez à la rédaction de documents et contrats

3. Organisation logistique

Vous assurez la bonne organisation des activités du service :

- Planifier réunions, événements et visites officielles
- Organiser les déplacements en France et à l'international
- Coordonner l'accueil de délégations étrangères
- Gérer les besoins matériels et les fournitures

4. Suivi budgétaire et gestion des commandes :

- Suivre les commandes, factures et notes de frais
- Assurer le lien avec les services comptables
- Participer au suivi budgétaire et aux reportings
- Mettre en place des outils de pilotage (tableaux de suivi, indicateurs)

5. Amélioration continue

- Participer à l'optimisation des édures et du fonctionnement du service
- Assurer une veille sur les pratiques du métier
- Représenter le service lors d'événements si nécessaire

Profil recherché :

- Formation Bac +2 minimum (secrétariat, assistanat, gestion...) ou expérience équivalente
- Expérience de 2 à 3 ans sur un poste similaire, idéalement en environnement international

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Bon niveau d'anglais (B2 minimum, écrit et oral)
- Gestion autonome des dossiers et des agendas
- Connaissance des outils de suivi de projet et de gestion budgétaire

Qualités personnelles :

- Excellent relationnel et sens du service
- Organisation, rigueur et autonomie
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Discrétion et respect de la confidentialité

Conditions :

Type de contrat : CDI temps plein
Rémunération : entre 2 400 € et 2 600 € bruts mensuels

Dans le cadre de sa politique diversité, l'établissement étudie, à compétences égales, toutes les candidatures, y compris celles de personnes en situation de handicap.

Ce type d'opportunités se présente régulièrement chez nos clients, alors n'hésitez pas à nous transmettre votre candidature.

Toute l'équipe a hâte d'échanger avec vous sur vos projets professionnels et de peut-être vous compter prochainement parmi notre équipe. Expérience requise : (3 ans) Horaires à effectuer : 35 heures