Assistant d'Agence H/F - Optineris

Trouvez votre voie avec Optineris ! Optineris groupe de proximité dédié à l'emploi interim, CDII, CDI/CDD, formation allie ancrage local et réactivité. Nos agences sont à votre écoute et vous accompagnent dans tous les secteurs d'activités : Industrie, Tertiaire, Logistique, Transport, BTP. Rendez-vous visible auprès de tous nos recruteurs en créant votre espace candidat sur https://www.optineris.fr.Votre agence OPTINERIS de Pons, recherche pour un de ses clients, un(e) assitant(e) d'agence.

Rattaché(e) à la Direction, vous contribuez à la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'agence. Vous êtes un interlocuteur clé entre le site et les services du siège, garantissant la fiabilité et la transmission des informations.

Vos missions :

Gestion administrative et financière
- Assurer la gestion administrative des affaires
- Participer à l'élaboration des dossiers d'appels d'offres (collecte des documents, mise en forme)
- Émettre et suivre les DT/DICT
- Gérer la facturation clients et le recouvrement des créances
- Suivre les écarts de facturation et mettre en place des actions correctives
- Contrôler les écarts (factures fournisseurs, pointages du personnel et du matériel) et alerter la Direction

Gestion administrative du personnel
- Appliquer et mettre à jour les processus RH (embauche, accueil, formation, habilitations, visites médicales)
- Veiller au respect des formations et habilitations sécurité et alerter en cas d'écart
- Assurer la saisie et le contrôle des pointages de production

Organisation et vie de l'agence
- Assurer l'accueil et le secrétariat (courrier, archivage, dispatching)
- Gérer les badges d'accès, cartes carburant et télépéages
- Gérer la caisse pour les frais d'agence
- Contribuer à l'organisation quotidienne du site

Formation & expérience
- Bac +2 en gestion / administration
ou
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire (administration, gestion ou comptabilité dans les TP)

Compétences (Savoir-faire)
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion
- Connaissances en administration du personnel
- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures internes
- Sens de l'organisation et respect des délais

Qualités personnelles (Savoir-être)
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle
- Sens du service et de l'intérêt collectif
- Capacité d'alerte et de remontée d'informations
- Sensibilité aux enjeux de sécurité
- Organisation, autonomie et esprit d'initiative

QSE (Qualité, Sécurité, Environnement)
- Appliquer les règles de sécurité et veiller à leur respect
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé
- Signaler tout dysfonctionnement ou situation à risque

Dans le cadre de sa politique de recrutement et de diversité, OPTINERIS étudie, à compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap