Assistant de Copropriétés Confirmé Paris 11 H/F - Immo City Holding

Experts de l'immobilier, résidentiel et non-résidentiel, nous accompagnons nos clients à travers cinq métiers : Syndic de Copropriété, Gestion Locative & Location, Vente, Property Management et Expertise.

L'humain au coeur du métier

Chez Immo City, nous croyons à la force du collectif et à la proximité humaine. Nos équipes évoluent dans une structure à taille humaine où l'écoute, la solidarité et la bienveillance sont au coeur de notre quotidien. L'organisation des cabinets favorise l'autonomie, la prise d'initiative et la qualité de vie au travail.

Formations et évolution

L'intégration est accompagnée d'un parcours structuré et de formations continues adaptées à chaque métier. Nous favorisons la montée en compétences et valorisons les talents internes. Chaque collaborateur bénéficie d'un suivi régulier, favorisant les évolutions en interne au sein de nos différents cabinets.

Nous recherchons pour un poste d'Assistant(e) de copropriété confirmé(e), pour notre cabinet de Paris 11;

Vos missions principales:

- Réceptionner des visiteurs, clients, fournisseurs.
- Gérer les appels entrants, traiter les demandes, répondre aux problématiques de 1er niveau des (co)propriétaires et locataires, attribuer les badges et émetteurs.
- Prendre en charge la création des nouveaux immeubles : mise en place de l'immeuble, envoi de la fiche de renseignements, instauration la boite mail générale pour les conseils.
- Préparer les dossiers des réunions trimestrielles des conseils.
- Envoyer les mailings permettant de relever les compteurs d'eau.
- Établir les demandes de devis, les ordres de service, en assurer la surveillance et le contrôle d'exécution.
- Préparer les assemblées générales, convoquer les conseils syndicaux pour les réunions de vérifications des comptes selon les plannings établis, rédiger l'ordre du jour des convocations (vérification de toutes les annexes en collaboration avec le gestionnaire), être présent en assemblée générale pour les copropriétés importantes si besoin.
- Gérer le tableau récapitulatif des travaux votés en assemblée générale et mettre en application les décisions prises en assemblée générale en accord avec le gestionnaire.
- Préparer les procès-verbaux de réception de travaux, rédiger et mettre en forme les documents, les suivre et procéder au classement.
- Suivre les dossiers travaux (entretiens et courants), sinistres courants et contentieux en collaboration avec le service dédié.
- Mettre à jour annuellement le registre des copropriétés.
- Indexer et archiver les comptes-rendus, dossiers, courriers, etc

Vous travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de copropriété. Votre rôle consistera à mettre en oeuvre les décisions prises lors des différentes assemblées générales et à assister le gestionnaire de copropriété (ou le syndic) pour l'ensemble des tâches administratives liées à la copropriété.

Professionnel.le avec un sens aigu des responsabilités, vous êtes rigoureux.se, organisé.e, réactif.ve, curieux.se. L'esprit d'équipe est une qualité déterminante.

La maitrise des logiciels métiers Thetrawin / Powimo est souhaitable. La connaissance du pack office est un atout.

Vous êtes diplômé.e d'une formation Bac +2/3 Professions Immobilières et vous disposez d'une expérience significative de 3 ans minimum en tant qu'Assistant.e de copropriété. Vous avez une réelle appétence pour le secteur de l'immobilier.

Vous disposez de solides compétences juridiques et techniques. Vous faites preuve d'une organisation et d'une rigueur sans faille.