Gestionnaire des Études Doctorales H/F - Université de Tours

Assurer la conformité et la régularité de la procédure doctorale pour le secteur SST (Santé Sciences et Technique), en contrôlant l'ensemble des étapes depuis le dépôt de sujet de thèse jusqu'à la soutenance en lien étroit avec les directions des 3 Écoles Doctorales du secteur SST.

=>>> Réaliser des opérations de gestion courante liées aux études doctorales. Le suivi et l'organisation des études doctorales sont mis en oeuvre par le biais d'un guichet unique qui regroupe l'ensemble des prérogatives d'un secrétariat pédagogique et d'une scolarité avec régie. Ce guichet unique est tenu par le gestionnaire des études doctorales du secteur SST en binôme avec le gestionnaire des études doctorales du secteur SHS (Sciences Humaines et Sociales).

Gestion administrative des études doctorales en complète dématérialisation sous ADUM
Assurer l'accueil mailing, téléphonique et physique des doctorants
Inscriptions administratives dans l'outil métier APOGEE
Édition des certificats de scolarité, des cartes Atout Centre et des diplômes de doctorat
Gestion des dérogations, des césures et des aides à la mobilité pour les doctorants
Gestion des encaissements (chèques/CB) et de la régie afférente
Retranscrire des informations orales à l'écrit avec les directions des ED et la DRV
Édition des diplômes de doctorat
Remplacement de son binôme en cas d'absence
Mise à jour des tutoriels et documents ADUM
Saisir, mettre en forme des documents divers, les produire et les diffuser
=>>> Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des études doctorales: ADUM, APOGEE.

=>>> Sous la responsabilité de la DRV, aide au pilotage de l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes de docteurs

=>>> Participer aux évènements du service.

Connaissances :

Environnement de l'établissement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Techniques de communication écrite et orale
Règlements intérieurs des écoles doctorales

Compétences opérationnelles :

Rédiger des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe (service de 11 personnes au sein d'une direction composée de 5 services)
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité: APOGEE, ADUM
Utiliser les outils bureautiques et de communication: suite OFFICE, zimbra, Teams (visio), Evento

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation notamment dans le cadre de la polyvalence des missions confiées
Réactivité
Sens relationnel (interface avec différents services - Accueil public spécifique avec les doctorants dont 40% sont étrangers