Coordinateur - Coordinatrice Faculté H/F - Early Makers Group

Contexte :

Dans le cadre d'une création de poste, le Décanat faculté & recherche, recherche un/une:

Coordinateur/Coordinatrice faculté F/H

(CDI à temps plein)

Ce que nous attendons de vous :

Support administratif et services aux professeurs :

Assister les professeurs/professeures dans la gestion des formalités administratives (systèmes d'information, notes de frais, outils internes).

Mettre à jour les systèmes d'information liés aux activités des professeurs/professeures ainsi que les contenus web et médias associés.

Participer à l'animation de la communauté virtuelle Faculté.

Support aux départements, instituts de recherche :

Assurer la coordination administrative et logistique des activités des départements, instituts de recherche relevant de votre périmètre.

Être le point d'appui opérationnel des directions d'instituts de recherche pour le suivi de leur fonctionnement courant (instances, reporting, référentiels, calendriers).

Identifier les dysfonctionnements ou irritants, alerter et proposer des initiatives pour améliorer les processus et mettre en place de bonnes pratiques.

Veiller à la mise à jour des listes de membres (professeurs/professeures, chercheurs/chercheuses affiliés, doctorants/doctorantes, partenaires) et des CV sur le site internet de l'école.

Contribuer au suivi administratif des projets portés par les instituts (contrats, conventions, livrables administratifs, en lien avec les fonctions expertes concernées).

Être le/la référent/référente principal/principale pour l'organisation des conférences académiques de l'école : planification des événements, réservation des lieux, coordination des intervenants/intervenantes, gestion du calendrier et suivi logistique.

Assurer le suivi administratif et logistique des chaires adossées aux instituts de recherche.

Identifier et proposer des améliorations pour optimiser l'organisation des conférences et la coordination entre les différents instituts, dans le respect des standards de qualité de la Faculté.

Organisation et logistique :

Assistanat logistique hors pédagogie : bureaux, achats, fournitures.

Organisation des déplacements professionnels pour les invités (professeurs/professeures invités par les instituts, pour les conférences, etc.)

Organisation des réunions, séminaires, workshops et conférences scientifiques.

Recrutement et onboarding :

Organisation des recrutements de professeurs et chercheurs : Accueillir, informer, renseigner les nouveaux professeurs/professeures

Gestion administrative et logistique des nouveaux arrivants.

Ce que nous recherchons :

Issu d'une formation Bac +2/3 ou d'une expérience professionnelle équivalente

Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques (Pack Office)

Vous avez un niveau d'anglais courant

Vous êtes connu pour votre excellent relationnel, votre bonne communication orale et votre gestion des priorités

Vous êtes réactif, organisé et avez une bonne capacité à gérer le stress

Votre sens du service client, votre rigueur, votre esprit d'équipe font de vous le/ la candidat/ candidate idéale

Ce que vous y gagnerez :

Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies

Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)

Être en lien avec une population internationale et multiculturelle

Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle

Faire partie d'une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements

Experience: 2 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.