Secrétaire H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du posteSecrétaire F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
RémunérationA partir de 2240 € BM selon diplôme et profil
TélétravailNon
Présentation du service
L'IFSI accueille 360 étudiants en soins infirmiers en rentrée de septembre. En 2016, le CFDC s'est engagé dans une démarche qualité, basée sur l'amélioration continue de la qualité en prenant compte à la fois des exigences de la norme ISO 9001:2015 et les critères qualité tels que définis par le Décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue. Le CFDC a aussi souhaité s'insérer dans la politique qualité institutionnelle de l'AP-HP en mettant en place des outils qualité partagés par les structures du CFDC et construits avec le Département Qualité Gestion des Risques. L'IFSI BICHAT s'est positionné pour s'engager dans la deuxième phase de déploiement de la démarche d'amélioration du CFDC. L'engagement de toute l'équipe et l'implication de chacun dans cette démarche sont des points forts pour la pérennité de la démarche et l'harmonisation des pratiques en garantissant la satisfaction des clients et l'amélioration de la qualité - sécurité des soins.

L'IFSI Bihat dispose d'un internat en attente de rénovation. Il est situé Porte de Saint Ouen, à proximité de la Porte de Clignancourt. Accès facile Métro - Bus et tram.

COMPOSITION DE L'EQUIPE

Un directeur sur 2 sites, un adjoint du directeur, 16 formateurs dont 1 coordonnateur des stages, 1 coordonnateur pédagogique à 50% et i coordonnateur numérique à 50%, 3 secrétaires, 1 intendant et 1 aide-intendant, 1 documentaliste et un agent d'accueil composent l'équipe.

Vos missions
Missions principales :

Mission concernant les stages :

Elaboration et suivi des conventions de stages individuelles ou annuelles, et courriers de mises en stage

Saisie des stages dans SAP Campus, éditions des fiches de stages et d'évaluation

Suivi des indemnités de stage des étudiants et des remboursements de transports

Préparation et suivi annuel du recensement des places de stages AP-HP

Missions générales :

Participation au travail de secrétariat d'une promotion d'ESI et participation au secrétariat de direction

Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, et autres acteurs de la formation

Participation à la constitution et au suivi des dossiers administratifs et gestion des dossiers pédagogiques des ESI :

- Saisie des données personnelles dans le dossier individuel (SAP Campus, logiciel), édition des fiches individuelles

- Saisie informatique des notes dans SAP puis export dans des tableaux Excel

- Suivi des acquisitions des Unités d'Enseignement (UE)

- Référent de suivi pédagogique

- Saisie des absences en cours des ESI de la promotion, à partir des feuilles d'émargement remises par les coordinateurs

de semestres

- Saisie des absences en stages,

- Elaboration des certificats de scolarité, préparation des badges, cartes d'étudiants

- Suivi des dossiers de financement de la formation : Pôle emploi, Transition PRO, Promotions Professionnelles, contrats d'engagement ...

- Saisie des appréciations des ESI, rédigées par les formateurs.

Missions spécifiques :

Collaboration aux instances : Commissions d'Attribution de Crédits (CAC), Conseils Pédagogiques

(CP), Conseils de Discipline (CD), Conseils de la Vie Etudiante (CVE) : convocations, listes d'émargement,

Préparation des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte-rendu.

Gestion du courrier : classement, archivage, frappe de courriers et de documents.

Contribution aux épreuves de sélection écrites et orales des concours d'entrée (organisation et surveillance)

Participation à la surveillance des évaluations

Remplacement à l'accueil, en cas de besoin.

Profil recherché
Catégorie B et C

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Transmettre aux responsables
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Organiser les priorités.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Expérience en structure de formation souhaitée
Connaissance du dispositif global de formation infirmier (référentiel 2009)
Informatique : Word, Excel, Power Point et autres logiciels APHP (SAP)

PRE-REQUIS
Dynamisme, sens du travail en d'équipe, disponibilité
Esprit d'initiative, dynamisme et rigueur.
Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à intégrer les contraintes
Capacités d'anticipation
Sens des responsabilités
Capacités d'analyse et de synthèse
Capacités relationnelles, écoute, empathie, diplomatie
Discrétion professionnelle, secret professionnel.

Horaires de travail8h30 à 17h30
Vos avantages à l'AP-HPPossibilité de télétravail si le poste le permet Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil. 75% du Pass Navigo remboursé Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers... 15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine ; Une offre de sorties culturelles, de voyages, de centres de vacances (AGOSPAP), des réductions et des bons plans (HOPTISOINS) ;

Description de l'hôpital L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté. L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés : CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques), DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques). Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux. Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission. Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Service d'affectationIFSI BICHAT
Référence de l'offre2024-14148