Gestionnaire en Charge du Parc Automobile et du Courrier H/F - Préfecture de Haute-Garonne

Groupe RIFSEEP : 1

Activités principales:

Mise en oeuvre de la gestion du parc automobile du périmètre ATE (préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS) (90 véhicules environ) :
Gestion de l'entretien des véhicules: rendez-vous entretiens, bilans techniques en vue du contrôle technique, assurance, lavage, télépéage, procès-verbaux
Enregistrement de la maintenance et mise à jour des véhicules sur Odrive
Gestion des réservations sur le logiciel GIR
Gestion des cartes carburants, télépéage, vignettes, assurance
Constitution des dossiers des véhicules accidentés pour les services contentieux
Gestion des parkings internes et externes et des garages
Vente aux domaines
Gestion des clés des véhicules via l'armoire GIR
Assurer la communication avec les usagers du parc auto

Mise en oeuvre la gestion du courrierdu périmètre ATE (préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS) :
Tri et ventilation du courrier en arrivée (tri, enregistrement, LRAR, Colis, lettres suivies)
Distribution et transmission du courrier aux différents services
Préparation et réalisation des navettes entre la préfecture et les autres sites du périmètre ATE
Accueil des collectivités territoriales et services extérieurs pour la réception des actes d'urbanisme et des délibérations dans le respect de la procédure du contrôle de légalité
Gestion du courrier en départ (affranchissement, préparation des colis)
Gestion des demandes par voie électronique (SVE, OTRS, courriels)
Dépôt et publication des arrêtés au recueil des actes administratifs du département
Diffusions aux maires et EPCI du département

A titre de suppléance:
Mise en oeuvre de la gestion de la reprographie du SGCD :
Gestion de l'impression: réception, reproduction en nombre par photocopie ou tirage, conditionnement en vue de la diffusion et de la livraison, vérification de la qualité et livraison des documen

Votre environnement professionnel :

Le secrétariat général commun est chargé d'apporter un appui au pilotage et d'assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Activités du service :

Le service de l'immobilier et de la logistique a pour activités: travaux locataire et propriétaire, interventions correctives internes, gestion des contrats de maintenance, contrôles réglementaires, gestion des installations de sécurité incendie et sûreté, gestion des opérations immobilières majeures, programmation pluriannuelle de travaux, gestion administrative et financière des opérations immobilières, courrier, gestion parc auto et parcs de stationnement, reprographie, gestion de la logistique événementielle et logistique archives.

Composition et effectifs du service :

Le service de l'immobilier et de la logistique est composé de 18 agents, dont 1 chef de service et 2 chefs de bureau.

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :
Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis