Coordinatrice Administrative - Stains H/F - Communes

Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagne les responsables de service ou d'équipement de la direction grâce à la mise en place d'outils de gestion. Il/elle organise, coordonne, accompagne et évalue l'activité des gestionnaires administratifs et financiers de la coordination administrative du pôle.

Gestion administrative et communication du pôle
- Gérer l'assistanat de la direction et assurer l'organisation de l'agenda
- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers dans les instances, en lien avec les services (décisions, délibération, BM / CM / CST, ...)
- Suivre les conventions liées à l'activité du pôle
- Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
- Gérer l'organisation logistique des réunions
- Assurer et développer la communication du pôle
- Assurer la gestion et le suivi du courrier
- Gérer les commandes de fournitures
- Assurer l'archivage des services du pôle
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer la saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi, etc.
Gestion budgétaire et RH
- Participer à la préparation et au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,...)
- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
- Assurer la transmission des informations relatives à l'offre de formation de la collectivité
Organisation et Gestion du Conseil d'Administration du CCAS
- Préparer, participer, exécuter et suivre les dossiers de séance
- Assurer la préparation, le suivi et l'exécution des actes du CCAS
*Des activités complémentaires liées aux missions du poste pourront être confiées.
Toute modification importante ou réorganisation donnera lieu à une révision de la fiche de poste.

- Maitriser l'outil bureautique et les logiciels métier (Airdélib, Ciril finances, Ixbus, Sharepoint,
- Avoir des connaissances de l'environnement territorial
- Connaitre les bases des finances publiques locales
- Connaitre la réglementation des marchés publics
- Maitriser les règles et procédures administratives des fonctions support RH, finances, juridique et commande publique
- Disposer de capacités rédactionnelles et relationnelles
- Disposer de capacités organisationnelles
- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité
- Etre capable de travailler en autonomie et en équipe
- Savoir rendre compte
- Savoir organiser et définir les priorités
- Etre capable de gérer des informations confidentielles