Assistante Administrative Spécialisée Travaux H/F - VDL Conseil

Chez VDL Conseil, groupe d'expertise-comptable, nous accompagnons les chefs d'entreprise à chaque étape de la vie de leur activité : qu'il s'agisse de création ou transmission, comptabilité, gestion sociale, droit des sociétés, droit du travail, optimisation fiscale, stratégie retraite, gestion patrimoniale et financement...

Nous recherchons, pour l'un de nos clients, cabinet d'architecte familial et à taille humaine, une Assistante Administrative expérimentée (h/f), énergique et structurée, capable de devenir un véritable pilier organisationnel du cabinet.

Missions du poste :

Véritable support administratif du cabinet, vous assurez une fonction transversale essentielle, en lien avec les architectes, les bureaux d'études, les entreprises et les clients.

- Accueil téléphonique et physique

- Prise de rendezvous
- Relations entreprises et relations clients
- Gestion administrative & organisation
- Gestion de la boîte mail commune et dispatch des messages
- Mise en place et suivi de DocuSign
- Rédaction et mise en forme de courriers
- Correction et enregistrement de documents techniques
- Retranscription des comptes rendus de chantiers
- Mise à jour et suivi de tableaux de synthèse
- Analyse d'offres /Réponses aux appels d'offres
- Coordination avec les cotraitants (bureaux d'études) :
- Rassemblement de documents, suivi de trames, complétude des dossiers
- Facturation & suivi de chantier
- Établissement des bons de paiement
- Contrôle de cohérence entre facturation et refacturation au maître d'ouvrage

Profil recherché :

- Expérience obligatoire sur un poste similaire d'assistanat administratif dans le secteur du BTP, en bureau d'études ou en cabinet d'architecture.
- Bonne compréhension du fonctionnement des dossiers techniques, de la facturation chantier et des bons de paiement.
- Dotée d'une personnalité positive, ouverte et naturellement communicante, capable de créer un climat de travail serein et efficace.
- Capable de prioriser les tâches, d'anticiper les besoins du cabinet et de prendre des initiatives pertinentes.
- À l'aise dans les relations professionnelles, aussi bien avec les clients, les entreprises que les partenaires.
- Faisant preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'une prise en main rapide des outils, des process et des dossiers.

Votre profil correspond ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature !