Secrétaire Administratif H/F - Ecole Michael

Assistant.e/Secrétaire administratif à l'école MICHAEL :
Type de contrat : CDD (29.5h semaine) d'un an renouvelable
Lieu : Ecole Michaël / 2c rue du Schnockeloch / 67200 Strasbourg
Référente : Collège de Direction et Conseil d'Administration de l'école

Contexte et Environnement :
- Poste rattaché à la direction de l'école, au sein d'un établissement accueillant des enfants entre 6 et 15 ans.
- Collaboration étroite avec l'équipe pédagogique, les familles, l'équipe cuisine, les agents d'entretien et les services externes (fournisseurs et partenaires).
- Horaires adaptés aux besoins de la structure (Lundi, mardi, jeudi et vendredi 9h-16h, mercredi 9h-12h30, la moitié des vacances scolaires sera non travaillée.)
- Contribution à la continuité du service d'accueil des élèves, dans un environnement bienveillant et confidentiel.

Missions Principales :
- Assurer la gestion administrative et logistique de l'école.

**Accueil et communication** :
- Accueillir physiquement et par téléphone les parents, l'équipe, fournisseurs et partenaires.
- Orienter les demandes, transmettre les messages et informations avec discrétion.
- Faire le lien avec la fédération pédagogie Steiner-Waldorf
- Publication des annonces Pôles Emploi
- Transmettre les différentes communications générales à la parenté (mails.)

**Gestion administrative des familles et élèves** :
- Enregistrer et traiter les pré-inscriptions, inscriptions, admissions, contrats, dossiers familles, paiements, vérifications.
- Suivre les paiements, impayés et taux de présence ; mettre à jour les bases de données.
- Rédiger courriers, attestations et documents légaux (autorisations sorties, certificats).
- Monter les dossiers pour les aides et subventions
- Archivage numérique des documents scolaires

- **Support à l'équipe et organisation** :

- Veiller au plannings du personnel (astreintes, absences).
- Créer et tenir à jour les listes des différentes classes (coordonnées des familles)
- Numériser, classer, archiver les documents et assurer la transmission aux partenaires
- Mise en place de procédures internes / création d'outils de suivi
- Centralisation, mise en page, impression et transmission des bulletins scolaires

- **Gestion logistique et comptable** :

- Commander fournitures, suivre stocks et réceptionner marchandises et fournitures.
- Contrôler les factures, recenser les demandes d'entretien/sécurité du bâtiment.
- Paiement des factures et notes de frais

Compétences Requises :

- Relationnelles : Discrétion professionnelle, accueil chaleureux, travail en équipe, adaptation aux urgences.
- Organisationnelles : Rigueur dans les échéances, gestion de priorités, archivage efficace.
- Techniques : aisance rédactionnelle Systèmes d'exploitation PC. Bureautique sur le pack Office : Word, Excel, Access, Powerpoint - Web : Wordpress, Thunderbird, Mailchimp.

Profil et Formation :

- BTS assistant de direction ou assistant de gestion souhaité, diplômes liés au secrétariat ou équivalent ou expérience similaire en milieu scolaire
- Maitrise de l'anglais
- Expérience souhaitée en établissement scolaire

Ce poste est évolutif selon les besoins de l'école.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement primaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.