Office Manager H/F - Fondation Cardiometabolisme et de Nutrit

CDD 6 mois
La Fondation pour l'Innovation en Cardiométabolisme et Nutrition recherche un(e) office manager dans le cadre d'un remplacement en congé maternité.
L'office manager de recherche clinique aura pour mission d'assurer l'ensemble des tâches administratives, celles liées aux achats et aux factures de vente de la fondation.
Missions
Coordination des achats :
- Coordonner les achats et les commandes (demande et analyse de devis) depuis l'expression du besoin jusqu'à la livraison et la liquidation de la facture
- Suivre la réception des produits ou prestations en lien avec les services de l'IHU
Comptabilité :
- Enregistrer et contrôler les pièces comptables selon la comptabilité analytique en place
- Préparer les virements bancaires
- Emettre et gérer les factures de vente
- Mettre à jour et suivre les bases de données nécessaires à ses activités (tiers, produits, services.)
Gestion des services généraux :
- Assurer les relations avec les différents services internes, les clients et les fournisseurs
- Coordonner la maintenance et le bon fonctionnement des espaces et du matériel
- Coordonner les ordres de mission
Accueil et assistanat / Qualité :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Gérer le courrier et les colis (incluant des déplacements à la poste)
- Participer à l'organisation des événements internes et externes en coordination avec l'assistante de direction
- Participer à la démarche qualité

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.