Coordinateur Administratif des Prêts H/F - Musée du Louvre

La Direction des Expositions et des Editions (DEE) est chargée de coordonner, planifier et superviser la conception et la mise en oeuvre d'une programmation destinée à valoriser et diffuser les projets culturels et scientifiques de l'établissement public du musée du Louvre.

Afin d'accomplir ses missions, cette direction est organisée en trois pôles, reflétant les domaines principaux qu'elle doit mettre en oeuvre et coordonner. Le Pôle Expositions regroupe le service des Expositions et des prêts et le service de la Scénographie, sous la supervision de la Directrice adjointe Expositions.

Au sein du Service des Expositions et des prêts (environ 15 personnes), l'Unité des prêts est chargée, sous l'autorité de la cheffe du service des Expositions et des prêts, de coordonner des prêts d'oeuvres du musée du Louvre et participer à la dynamique de prêts croisés avec les grands musées internationaux et les partenaires territoriaux (prêts d'oeuvres du Louvre / emprunts à d'autres musées pour les expositions temporaires). Elle est composée de deux coordinateurs administratifs des prêts - dont le poste à pourvoir - et d'une chargée de gestion administrative. Le poste à pourvoir de coordinateur administratif des prêts est particulièrement chargé, au sein de l'Unité des prêts, des projets d'expositions temporaires du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi, ainsi que des projets hors-les-murs.

Fonctionnement général du service

- Être force de proposition sur l'évolution des procédures du service et notamment les procédures liées aux prêts en lien avec les départements, la cheffe du service des expositions et des prêts ou son adjointe
- Participer à l'amélioration des outils de suivi et reporting de l'activité notamment de l'outil de suivi des prêts entrants et sortants
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers liés à l'activité
- Participer aux réunions de service
- Participer à des groupes de travails divers (internes/externes)
- Mener une activité de veille métier

Coordination des prêts

- Recueillir les demandes de prêts d'oeuvres adressées au musée du Louvre, vérifier leur conformité puis les transmettre au(x) département(s) concerné(s)
- Alimenter la base de données File Maker (évolution prochaine vers la base commune Museum+) et les outils de suivi pour les prêts sortants
- Centraliser les envois de réponses aux demandeurs
- Coordonner la rédaction des conventions de prêts en lien avec les départements de conservation et la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM)
- Rédiger les décisions de prêts et les soumettre à la signature du président puis les transmettre au Service des musées de France du ministère de la Culture
- Envoi aux documentations des départements des catalogues d'exposition demandés par contrat aux emprunteurs
- Prendre le relais sur les dossiers de prêts de la seconde coordinatrice administrative pendant ses congés
- Faciliter les échanges avec les emprunteurs et vérifier la cohérence des documents pour les projets hors-les-murs, en lien avec les chefs de projets d'exposition, le cas échéant assurer le suivi des parapheurs de demande de prêt et de contrat de prêt

Instances, bilan et indicateurs

- Participer aux réunions «correspondants prêts» avec les régies des départements de conservation du musée du Louvre
- Préparer les bilans croisés des prêts en vue des comités des prêts mensuels et des différents bilans (tels que le contrat d'objectif et de performance et le rapport d'activité)
- En lien avec l'adjointe au chef du service, garantir le reporting de l'état des demandes de prêts des projets hors les murs

- Maîtrise du code du patrimoine dans le domaine de la circulation des oeuvres d'art
- Maîtrise des procédures administratives et juridiques dans le domaine de la circulation des oeuvres d'art
- Maîtrise de l'orthographe et des techniques rédactionnelles
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs...) du musée du Louvre et du ministère de la Culture
- Connaissances générales dans le domaine de l'Histoire de l'art et de l'archéologie
- Connaissance des logiciels spécifiques (File MakerPro, MuseumPlus...)
- Connaissance des outils bureautiques standards (Excel, Word, Outlook, Teams, Power Point ...)
- Connaissances en anglais
- Connaissance en techniques de communication (écoute, compréhension, transmission d'information, menée de réunion...)
- Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD)
- Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques