Assistant·e en Gestion Administrative H/F - Service Public

La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d'assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l'ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l'offre de formation et des enseignements, l'accueil, l'information et l'orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l'accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

Sous l'autorité des responsables scientifiques, l'assistant·e ingénieur·e assure la gestion administrative et le suivi pédagogique et administratif des étudiant·e·s de master et de doctorat d'une formation de master (Arts Littératures et langages) et d'une formation doctorale (Arts et langages). Réunissant environ 250 étudiants.

Il ou elle met en oeuvre des procédures fixées par la Direction des enseignements et de la vie étudiante et accompagne les étudiants dans leurs parcours de l'admission à la diplomation.


ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil et diffusion de l'information

- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et les enseignants

- Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie

- Rédiger et mettre à jour des documents d'information à destination des étudiants et de l'équipe pédagogique

- Alimenter les pages du site internet de l'EHESS dédié à la mention et à la formation doctorale

Gestion administrative et pédagogique

Master- en lien avec le service de la scolarité et la référente fonctionnelle des applications

- Veiller au respect des calendriers de gestion

- Gérer les campagnes d'admission

- Organiser les journées de rentrée et les différentes manifestations au cours de l'année

- En lien avec la référente fonctionnelle des applications mettre à jour l'offre de formation de la mention dans le logiciel de gestion de Scolarité (APOGEE)

- Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans Apogée

- Saisir et traiter les résultats d'examen de Master

- Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses «aires culturelles», aides à la professionnalisation)

- Organiser et alimenter les bases de données

- Préparer et convoquer les réunions de l'équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d'examen des masters.

- Rédiger les comptes rendus des réunions

- Participer aux groupes de travail et réunions de la DEVE

- Participer à la préparation des enquêtes d'évaluation destinées à l'HCERES

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Doctorat - En lien avec le service de l'Ecole doctorale et des ED partenaires

- Suivre les procédures de recrutement des doctorants contractuels, DCE, ATER (fiches de postes, organisation des entretiens et auditions)

- Instruire les dossiers de candidature à des aides de l'Ecole doctorale (Journées d'études, aides terrains, aides aux colloques, etc.) et organiser les jurys de pré-sélection.

Gestion financière en lien avec la responsable budgétaire de la direction

- Participer à l'élaboration du budget de la formation

- Instruire les dossiers d'aides aux terrains pour les étudiants en master

- Faire les demandes d'engagement

- Suivre l'exécution du budget

COMPETENCES REQUISES

Connaissances

- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et l'activité de l'établissement

- Maîtrise et suivi de la réglementation et des procédures du domaine de gestion du service

- Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique

- Connaissance du logiciel de scolarité (APOGEE, Pégase)

- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel...)

- Connaissance des techniques de classement et d'archivage

- Connaissance de l'anglais (B1 cadre européen commun de référence pour les langues) serait apprécié

- Connaissance de l'application Pégase serait appréciée

Savoir-faire

- Savoir informer et rendre compte

- Savoir planifier son activité et hiérarchiser les besoins

- Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants et des enseignants-chercheurs

- Avoir le sens de l'initiative, de l'organisation

- Sens de la confidentialité, autonomie

- Rigueur / Fiabilité

PROFIL RECHERCHE

- Bac +2 ou équivalent exigé

- Expérience souhaitée sur le même poste ou le même domaine d'activité