Assistante de Direction H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales :

En collaboration avec la responsable du secrétariat de direction, elle est chargée du secrétariat particulier du directeur de la PAF ORLY et de la directrice adjointe. Elle assiste également le troisième Commissaire de police, Chef de la division d'investigation et de sécurité transfrontière.

A ce titre, ses missions consistent à :
- sélectionner et orienter les informations
- anticiper les besoins et les urgences
- tenir l'agenda des réunions et des déplacements du directeur et de la directrice adjointe
- organiser les réunions présidées par le directeur ou par son adjointe
- aider à l'organisation du travail de l'équipe de direction
- être en étroite relation avec les interlocuteurs internes et externes
- être l'interface avec l'ensemble des divisions et des unités de la DPAF Orly
- se charger de l'accueil physique et téléphonique

Les principales tâches à exécuter:
- gérer les mails de la messagerie fonctionnelle
- traiter les dossiers ponctuels et les suivre
- frapper et mettre en forme des courriers et des comptes rendus de réunion
- traiter les courriers et la gestion du circuit des parapheurs
- établir les astreintes et permanences des fonctionnaires du corps de conception et des fonctionnaires du corps de commandement
- centraliser et suivre les commandes émanant de notre autorité directe et partenaires extérieurs (activités opérationnelles, indicateurs d'activités...)
- chargée du plan d'archivage de la DPAF ORLY

Votre environnement professionnel :

Composition et effectifs du service :

Le secrétariat de direction est actuellement composé d'une secrétaire administrative et d'une adjointe administrative.

Liaisons hiérarchiques :

Directeur de la PAF Orly et son adjointe.

Liaisons fonctionnelles :

Autres services du Ministère de l'Intérieur + GTA + Douanes + Aéroports de Paris + Compagnies aériennes + Préfectures.

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise - requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir
- Connaissance technique au choix : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique - requis
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
- Savoir rédiger : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis
- Savoir communiquer : niveau pratique - requis
- Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Ce poste permettra à l'agent d'approfondir ses connaissances et d'évoluer, à terme, vers d'autres métiers de ce domaine.
Maîtriser les exigences d'un secrétariat de direction. Accéder à un poste de secrétariat de plus grande taille ou dans une structure administrative différente pour pouvoir prétendre à terme à un poste de responsable de secrétariat.

Durée attendue sur le poste : 3-4 ans