Assistant Administratif - Mairie de Fonsorbes H/F - Communes

Sous l'autorité de la Responsable du service Accueil/Etat civil, véritable premier contact du public avec nos services, l'essentiel de votre fonction consistera à assurer l'accueil physique et téléphonique du public. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au traitement administratif des demandes (titres d'identité, recensement, élections...), la gestion des outils bureautiques et numériques, ainsi que le soutien aux activités du service.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques,
- Informer et orienter le public.

Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d'identité et passeports
- Traiter les demandes des cartes nationales d'identités et passeports biométriques,
- Vérifier les documents remis,
- Saisir les données dans les applications et scanner les pièces,
- Enregistrer les titres reçus et remettre les titres,
- Réceptionner les demandes de titres d'identité urgents, envoyer un email au CERT (Centre d'Expertise et de Ressources des Titres) avec tous les justificatifs,
- Prendre en charge des recueils CNI/passeport, gestion par email des dysfonctionnements avec le CERT,
- Gérer des titres qui vont expirer.

Gestion administrative
- Effectuer les démarches de recensement citoyen,
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives (attestations d'accueil, ...),
- Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser l'information,
- Réaliser des travaux de bureautique
- Tenir à jour le tableau de bord du service accueil,
- Gérer les messages laissés sur le répondeur,
- Gérer la boite email du service accueil soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la responsable de service pour des réponses nécessitant un niveau d'expertise plus approfondi,
- Utiliser des logiciels et progiciels,
- Rédiger des courriers
- Préparer les documents à archiver,
- Exercer diverses tâches du service accueil (photocopies, réception des colis, remise des cartes de bus...)
Sous l'autorité de la Directrice du Pôle Relations au public et vie citoyenne :
- Participation à la gestion des inscriptions sur les listes électorales,
- Participer à l'organisation des élections.

Profil recherché :
Savoir-faire :
- Polyvalence complète sur tous les postes du service accueil
- Garant de la confidentialité
- Optimiser la gestion des flux et les temps d'attentes
- Outils bureautiques (Word, Excel, boite email)
- Accueillir le public avec amabilité,
- S'exprimer clairement et savoir reformuler les demandes,
- Conserver la neutralité et l'objectivité face aux situations,
- Gérer les priorités,
- Capacité à faire face à des situations d'urgence et à agir en conséquence,
- Rendre compte,
- Une expérience dans un poste similaire serait un plus

Savoir-être :
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
- Sens du travail en équipe
- Ponctualité
- Rigueur
- Capacité d'écoute
- Réactivité,
- Sens de la pédagogie