Assistant Administratif H/F - Dn-Pro

La société DN-PRO recrute un assistant administratif H/F.

Vos missions seront:

Ø Accueil physique

Ø Accueil téléphonique incluant l'orientation et la transmission de communications

Ø Gestion des courriers : traitement du courrier électronique et réponses adaptées. Traitement et distribution du courrier, affranchissement et tout type d'expédition.

Ø Gestion du logiciel de gestion

Création des dossiers
Constitution des dossiers de prise en charge
Vérification de la conformité des dossiers retournés
Saisie des nouveaux clients/prospects et mise à jour des données
Saisie des devis
Ø Plateformes compagnie : veille quotidienne et mise à jour, dépôt de documents administratif (devis, factures)

Ø Envoi des devis auprès de nos différents donneurs d'ordres

Ø Relance de nos donneurs d'ordres pour obtention d'accord de mise en production des chantiers

Ø Prise de rendez-vous chiffrages clients

Ø Prise de rendez-vous clients pour planification des interventions.

Ø Suivi et programmation des plannings techniciens.

Ø Organisation des déplacements.

Ø Facturation : aide à la préparation des dossiers, garant de la conformité des dossiers de prise en charge, numérisation et archivage.

Ø Fournisseurs/sous-traitant : Emission des bons de commande fournisseurs, sous-traitant et autre collaborateur, reporting, saisie des bons de commande.

Ø Intérim : émission des besoins, vérification et signatures des contrats, saisie des heures, suivi des missions.

Ø Recouvrement: relances téléphoniques et écrites

Ø Classement et archivage.

Ø Préparation de diverses commandes (papeterie) validées par le responsable hiérarchique

Ø Participation à l'amélioration des outils administratifs de la société DN-PRO.

Permis/certification:

Permis B (Requis)

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.