Assistant Administratif en Agence d'Architecture H/F - Arkedif

L'Atelier d'architecture ARKEDIF, recherche un(e) Assistant (e) administratif (ve) pour un poste à pourvoir en CDI, à temps complet, à partir de septembre 2026.

À propos de l'agence :
Agence d'architecture basée à Nevers (58), intervenant sur des projets variés (logements / tertiaire / équipements / industrie...), principalement en marchés publics, sans exclure les marchés privés.
Structure à taille humaine, l'Atelier ARKEDIF place la rigueur administrative, la qualité des dossiers et la relation client au sein de son fonctionnement.
Rattachement hiérarchique : Architecte DE-HMONP / Responsable de l'agence

Missions principales :
1. Gestion administrative et organisation de l'agence
-Assurer l'accueil et l'interface entre l'agence et ses interlocuteurs / accueil physique et téléphonique (gestion du standard)
-Travaux de secrétariat courant, rédaction de courriers et courriels, gestion des emails
-Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes des projets (internes et externes) à l'aide des canaux de communication dédiés
-Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique)
-Aide à l'organisation des agendas, réunions, prises de rendez-vous commerciaux
-Participer à la cohésion interne de l'agence et à la diffusion d'informations sociales
-Gestion du temps de travail du personnel : congés / RTT, absences...
-Suivi administratif courant de l'agence
-Réalisation de diverses tâches administratives selon les besoins du service
-Suivi pour renouvellement / résiliation des différents contrats avec les prestataires selon décision de sa supérieure hiérarchique
-Gestion des commandes et livraisons diverses / approvisionnement des consommables (remplacement consommables sur photocopieur...)
-Réception et envoi de courriers / colis (machine à affranchir le courrier)
-Interactions avec la direction et le personnel de l'agence ainsi qu'avec les acteurs externes (prestataires, entreprises, administrations...)
2. Suivi administratif des projets
-Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets
-Rédaction et mise en forme de documents administratifs
-Suivi des pièces contractuelles et réglementaires
3. Marchés publics - Candidatures & suivi
-Réaliser une veille des appels d'offres / transmission des propositions à la direction de l'agence
-Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics :
constitution et mise à jour des pièces administratives (DC1, DC2, DUME, attestations, assurances, références...)
-Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidatures et d'offres
-Préparation des dossiers de réponse (volet administratif)
-Gestion des plateformes de dématérialisation
-Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt
-Suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement, question/réponse, notification, attribution)
4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro
-Suivi administratif des marchés publics attribués :
-Gestion de la facturation MOE sur Chorus Pro :
* dépôt / validation et suivi des factures
* gestion des rejets et corrections
* suivi des délais de paiement
5. Gestion financière & facturation
-Émission et suivi des factures clients
-Suivi des honoraires par projet
-Relances clients
-Préparation des éléments comptables nécessaires au cabinet d'expertise comptable externe à l'agence

Profil recherché
> Compétences
-Formation en assistanat administratif, technique, gestion ou équivalent :
Bac +2 / Bac +3 : BTS Secrétariat / BTS SAM / Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Bachelor en management, administration, gestion...
-Expérience minimum de 3 ans et significative en secrétariat / assistanat administratif et technique (agence d'architecture / MOEX ou maîtrise d'ouvrage / bureaux d'études ou d'ingénierie / entreprise générale de bâtiment TCE)
-Expérience indispensable en procédures de marchés publics (appel d'offres/candidatures / suivi / Chorus Pro)
-Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PDF, Outlook...) et maîtrise totale et indispensable de la plateforme Chorus Pro)
-Excellent niveau en Français à l'écrit comme à l'oral, capacité rédactionnelle
-Aisance relationnelle et goût du travail en équipe
> Qualités personnelles
-Organisation, méthode, rigueur et sens du détail
-Réactivité, capacité d'adaptation et de gestion des priorités, autonomie et fiabilité
-Discrétion et sens de la confidentialité
-Bon relationnel, esprit d'équipe
-Bonne aisance rédactionnelle, orthographe irréprochable, très bon niveau de syntaxe

Salaire et avantages :
-Rémunération adaptée au profil, à l'expérience, la compétence et l'autonomie.
-CDI - 37 h/hebdo + RTT

Candidature
Le recrutement se fera uniquement sur réception de CV ET lettre de motivation.