Gestionnaire Administratif et Financier du Département Développement Économique H/F - Service Public

Le département Développement économique pilote les objectifs économiques de l'Onisep sous la responsabilité du secrétariat général et d'un directeur ou directrice de département qui assure le pilotage de trois services tels que déclinés ci-dessous. Il prend en compte les besoins et pratiques des usagers afin de maximiser l'impact de l'Office. Il assure le pilotage fonctionnel de la mission études et enquêtes.
Le département regroupe trois services, Marketing et communication, Administration des ventes et diffusion, Partenariat avec le monde économique, un responsable commercial et une gestionnaire. Un lien fonctionnel le rattache la mission Études et enquêtes.
Le poste est rattaché au service Administration des ventes et diffusion.
Le service « Diffusion - Administration des ventes », pilote la commercialisation des publications et des services numériques auprès des établissements scolaires, des jeunes et de leurs familles. Il répond également aux exigences de mission de service public de l'Office puisqu'il gère les activités de diffusion gratuite, notamment auprès des CIO.
Le service gère le traitement des commandes, la relation clients et usagers par mail ou par téléphone, les actions de diffusion gratuite, et prend en charge la gestion des produits de leur création jusqu'à leur mise au pilon. Il produit et analyse l'ensemble des indicateurs de ventes et préconise des orientations au niveau de la politique marketing, commerciale et éditoriale.

Activités principales:

· Collecter et analyser les éléments en vue des processus de programmation, allocation et suivi des ressources budgétaires : recueillir et synthétiser les demandes budgétaires, répartir les enveloppes budgétaires ;

· Gérer les procédures et les moyens alloués afférents aux actes générateurs de dépenses/recettes ;

· Identifier et suivre les engagements de tiers, émet les titres de recettes correspondant ;

· S'assurer de la conformité expression des besoins/exécution par les services de prestation financière ;

· Coopérer étroitement avec les services achats-marchés et centre de services partagés

· Demander des devis, établir des notes justificatives et des bons de commande

· Participer au dialogue de gestion

Missions spécifiques:

Pour le service Partenariat

- Accompagner l'équipe en charge des projets en partenariat, de la prospection jusqu'à la signature de la convention:

o S'assurer de la faisabilité du projet (coûts de production et de diffusion, contraintes calendaires ou techniques, etc.).

o Evaluer le budget préparer les devis

o Veiller au suivi et à la finalisation des projets partenariaux (émission des services fait, des bilans financiers).

- Participer à la bonne gestion des conventions de partenariat en lien étroit avec les services juridique, financier, agence comptable, informatique:

o Mettre à jour régulièrement l'outil de gestion des conventions afin de garantir la sécurisation des données.

o Élaborer le cahier des charges de l'évolution de l'outil en lien avec les services informatiques et sous la responsabilité de la cheffe de service Partenariat.

o Accompagner le cas échéant les usagers de l'outil

Pour le service ADV

Prendre en charge les opérations liées à la facturation des prestataires et aux encaissements des recettes

o Appuyer/suppléer le service clients chaque fois que nécessaire : réponses clients et usagers par mails et par téléphone

o Participer à l'organisation et à la tenue des salons (prise en charge de l'encaissement en particulier)

o Assister le régisseur/la régisseuse salons dans les opérations comptables et financières

o Participer aux opérations de clôture budgétaire

Connaissances

· Connaissance des règles, principes, processus, procédures et règles budgétaires et comptables ;

· Utilisation efficace du système d'information, des applications et technologies numériques associées ;

· Élaboration des tableaux de bord avec indicateurs de pilotage

- Travailler dans une logique de démarche qualité,

Compétences opérationnelles

· Savoir s'organiser

· Savoir analyser et synthétiser une information, un document

· Savoir travailler en équipe ;

· Appliquer les principes et règles du droit budgétaire et mettre en oeuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole

· Appliquer les méthodes et outils de budgétisation et de suivi budgétaire ;

· Maîtriser les risques des organismes - contrôle interne ;

· Appliquer les principes et modalités de mise en oeuvre du contrôle interne budgétaire ;

· Travailler en équipe.

· Faire preuve d'aisance orale et rédactionnelle

Compétences comportementales

Savoir communiquer

Avoir le sens des relations humaines ;

Savoir s'adapter ;

Faire preuve de rigueur et de méthode.

Réactivité