Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Humani Terra International

HumaniTerra International, dont le siège social est basé à Sainte-Anne (13008), écrit une nouvelle page de son histoire et développe de nouveaux projets humanitaires en mettant l'accent sur la formation et l'autonomisation des équipes médicales locales. En tant que petite ONG (1 à 2 salarié.es), nous recrutons sur un poste polyvalent.

Missions
1. Assurer le secrétariat du siège
- Suivi du courrier, des appels et de deux messagerie en ligne et orientation vers les bons interlocuteurs, le cas échéant
- Rédaction de courriers et de documents
- Gestion des dossiers administratifs de l'ONG (gouvernance CA/bureau, RH, finances etc.)
- Gestion des documents comptables dans un tableur, en partenariat avec le Trésorier (factures reçues, justificatifs de remboursements etc.)
- Assurer l'organisation des CA et AG, et éventuellement la prise de notes le jour J
- Commander des fournitures et autres nécessités
- Réserver ponctuellement des voyages
2. Coordonner les voyages/missions des équipes bénévoles
Une vingtaine de missions part chaque année, avec 3 à 4 bénévoles par mission, le process est le même pour chaque mission.
- Coordonner le recrutement de bénévoles en lien avec les "Référents spécialités
- Gérer et assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs des bénévoles en mission (mails explicatifs, demande de documents, relances, classement, transfert à l'ONG partenaire, demande de billets d'avion offerts etc.)
- Coordonner en anglais, par mail, la logistique de chaque mission avec l'ONG partenaire
3. Amélioration continue
Vous soutiendrez la structuration de l'activité :
- Mettre à jour et structurer la base de données OHME avec les coordonnées et documents nécessaires
- Mettre à jour et partager des process d'organisation interne

Compétences et qualités
- Rigueur organisationnelle (nombreuses tâches / missions à gérer en parallèle)
- Capacité relationnelle et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
- Intérêt pour le secteur humanitaire et/ou la santé
- Google Drive / Sheet / Docs + Gmail
- Anglais : écrit professionnel
- Optionnel : communication / compta / soutien fundraising
Ce poste central dans notre petite ONG conviendra à une personne qui s'épanouit dans la structure et l'attention portée aux détails, deux qualités qui permettront de s'y sentir serein.e et efficace.
Certains de nos bénévoles sont très éloigné.es de l'informatique, persévérance et diplomatie sont des atouts pour les accompagner dans la constitution de leur dossier administratif.
Enfin, ce poste correspondra à une personne capable de s'adapter à des interlocuteurs très variés.
Outils informatiques utilisés:
- Google Workspace
- OHME (base de données)
- Brevo (campagnes de mails)
Formation et expérience
Au-delà de votre formation, ce sont vos précédentes expériences et votre motivation qui seront étudiées.
Avantages
- Flexibilité dans votre organisation
- Horaires et temps de travail à discuter ensemble
- Télétravail partiel possible
- Mutuelle employeur prise en charge à 50%
- Transports en commun pris en charge à 50%
Prise de poste fin juin 2026.
Pour postuler merci de joindre une lettre de motivation à votre cv.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).