Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'une réorganisation interne liée au développement de l'Ecole d'Ingénieurs, l'ESTBB recrute un/e collaborateur/rice en CDI à temps complet (100%) qui aura en charge les Relations Internationales de l'Ecole.
Cet.te Assistant.e d'Institut travaillera en coordination avec la Responsable des Relations Internationales de l'Ecole et en lien avec le Service des Relations Internationales de l'Université Catholique de Lyon.

Principales missions :
* Mobilités des étudiants :
- Entrants : Accueillir et accompagner les étudiants internationaux dans leurs démarches administratives (Traitement des dossiers d'étudiants en semestre d'échange études ou stages, en parcours diplômant ou des Free Movers, inscriptions administratives sur le logiciel de l'École, saisie des notes, édition et transmission des bulletins de notes, absences, etc.),
- Sortants : Accompagner administrativement les étudiants des différentes promotions dans leurs projets de stage et d'études à l'International (gestion et suivi des bourses de mobilité, suivi du Label Profil International, information et aide pour visas et logements, etc.).

*Mobilités du personnel administratif, technique et enseignant :
- Entrants : Organisation et accueil des partenaires universitaires (réservation de salles, commande boisson, etc.),
- Sortants : Accompagner et suivre les démarches administratives des mobilités du Personnel de l'ESTBB (Dossiers de bourse Erasmus+, ordres de mission et notes de frais, mise à jour tableau de suivi, etc.).

*Tâches courantes de secrétariat :
- Assurer l'accueil des étudiants, enseignants et partenaires,
- Assurer le contact quotidien, la transmission d'informations et de documents,
- Traiter les demandes d'information issues des différents canaux d'information (mails, visites, appels téléphoniques, etc.),
- Traiter les dossiers de candidatures (Campus France, Résidents en France, Européens, etc.),
- Suivi des dossiers, archivage de documents,
- Organiser et participer aux évènements au sein de l'ESTBB et de l'UCLy.

Ces tâches seront susceptibles d'être complétées par des missions d'appui en fonction des besoins de l'École.
Profil
- Formation Bac +2 minimum,
- Maîtrise de l'anglais exigée (B2 minimum) ; une autre langue maitrisée serait appréciée,
- Intérêt pour l'administratif, l'interculturel, et l'enseignement supérieur,
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams),
- Maîtrise des outils de communication (réseaux sociaux, canaux de diffusion, etc.),
- Rigueur, gestion des priorités et sens de l'organisation,
- Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe,
- Capacité d'écoute et d'adaptation,
- Sens de l'accueil (étudiants, enseignants et partenaires).

Rémunération : selon le profil

Poste à pourvoir : dès que possible

Experience: 1 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.