Chargé de la Gestion des Salles Municipales H/F - Ca Pau Bearn Pyrenees

La Ville de Pau recherche pour sa Direction Vie des quartiers, politique de la ville et emploi du territoire, un Chargé de la gestion des salles municipales (H/F), pour un contrat de 6 mois.

Vous assurerez la gestion administrative et le suivi des dossiers qui vous seront confiés.
Vous serez en charge plus particulièrement de la gestion de la mise à disposition des salles municipales et assurerez la gestion de la régie de
recettes correspondante.

Activités principales du poste :
Gestion des salles (G. Bonheur, P. Doumer, J. Bruno et Patie, salle de convivialité Laherrère) :
Assurer la gestion des salles :
- Informer l'usager sur les mises à disposition des salles : tarifs, conditions de mise à disposition,
disponibilités.
- Gérer les réservations des salles via le logiciel Planitech et gérer les mises à disposition des salles
(documents justificatifs, courriers, assurance, remise de clés...) à titre ponctuel et/ou récurrente
- Préparer et envoyer les courriers de mise à disposition des salles et les enregistrer sur le logiciel de suivi
du courrier (PostOffice)
- Coordonner les états des lieux des salles Gaston Bonheur et Paul Doumer
- Établir les courriers de facturation des salles et faire le lien avec le service finances
- Etablir, le cas échéant, les courriers de litige avec les utilisateurs
- Traiter les incidents et dégradations liés aux salles
- Accueillir le public, le renseigner ou l'orienter vers un interlocuteur
- Etablir les états des lieux entrée / sortie de la salle de convivialité Laherrère

Superviser l'ensemble des interventions nécessaires dans les salles municipales :
- Coordonner et suivre les interventions des agents d'entretien et concierges (agents de la collectivité et
prestataires extérieurs), des agents techniques de la collectivité intervenant sur la maintenance des
bâtiments (traiter les demandes de travaux ou de maintenance des salles et faire le lien avec le service
bâtiment)
- Assurer le bon déroulement des activités et prestations

Optimiser le fonctionnement des salles et leur mise à disposition :
- Identifier les besoins en renouvellement du mobilier et assurer la coordination avec les prestataires (devis,
bons de commande.) et les services concernés
- Proposer des évolutions des conditions de mise à disposition : règlement intérieur, tarification, matériels,
benchmark auprès d'autres collectivités

Etablir un bilan annuel et des statistiques, assurer le partage et l'analyse des données avec la direction
Assurer la gestion de la régie :
- Procéder aux encaissements des recettes liées à l'occupation des salles municipales
- Tenir la comptabilité des encaissements et rendre compte au comptable public

Analyser les différents types de demande, apporter une réponse appropriée en fonction de sa connaissance
du patrimoine et des besoins identifiés sur le territoire.
Assurer la gestion administrative des dossiers de manifestations associatives relevant des domaines
d'interventions de la Direction et dans ce cadre :
- Conseiller et accompagner les associations dans la mise en oeuvre de leurs manifestations
- Assurer la coordination avec l'ensemble des services de la collectivité impactés (Etat-Civil, Sécurité,
Logistique Evènementielle, Occupation du Domaine Public).
- Assister aux comités techniques pour l'étude des demandes d'organisation de manifestations
- Préparer et envoyer les courriers de réponse aux associations

Formation et qualifications nécessaires :
- Formation accueil du public
- Formation utilisation des extincteurs
- Formation gestion des conflits

Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaître l'emplacement et la configuration des salles municipales.
- Connaître le tissu associatif palois.
Savoir informer et orienter les visiteurs avec amabilité. Réagir avec calme aux situations
d'agressivité, adapter son intervention aux différents publics

Experience: Débutant accepté

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.