Assistant Administratif Collectivités Territoriales H/F - Cte Communes Gascogne Toulousaine

MISSIONS ET ACTIVITÉS :

- Missions communes aux services SURO et SDT :

ü Assurer l'accueil physique et téléphone et gérer l'enregistrement de l'ensemble du courrier « arrivé » et « départ »

ü Assurer la gestion des fournitures du service avec commandes, suivi et réception. Il sera également l'interlocuteur privilégié du service comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.

ü Participer à l'organisation de réunions, rédaction ponctuelle de courriers, .

- Assistance au Service « ADS » :

ü Gérer, traiter et ventiler la messagerie électronique du service ADS.

ü Traiter le courrier « arrivé » relatif aux autorisations d'urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l'instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.

ü Participer à l'instruction de Certificat d'Urbanisme de simple information les demandes d'annulation ou de prorogation d'autorisation d'urbanisme.

ü Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires, .), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées.

ü Renseigner les communes sur l'état d'avancement des dossiers, filtrer les demandes d'informations.

ü Mettre à jour les données dans notre serveur notamment en collectant auprès des communes les informations relatives à l'évolution des documents d'urbanisme en vigueur (relance annuelle auprès des communes et relance spécifique en lien avec l'instructeur référent sur le sujet).

ü Transmettre les statistiques réglementaires, données SITADEL (envoi mensuel) en cas d'absence des personnes en charge de la transmission (chefs de services AT / ADS et instructeurs).

ü Enregistrer sur le serveur puis saisir sur le logiciel Cart@ads des notifications d'arrêtés, suivre les ouvertures et achèvements des travaux via les déclarations (suivi trimestriel).

ü Assister l'instructeur dans le suivi administratif et le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme et certificat d'urbanisme (en version papier).

PROFIL RECHERCHÉ :

Niveau Bac souhaité
Expérience similaire souhaitée : assistante service ADS, urbanisme, gestion administrative.

Date limite d'appel à candidature : 29/05/2026.

Experience: 1 An(s) - Sur un poste similaire

Compétences: Volonté à apprendre les bases du droit des sols,Connaissance de l'urbanisme (droit des sols),Maitrise de la gestion des appels téléphoniques,Capacité à lire des documents d'urbanisme,Connaissance de l'aménagement du territoire,Connaissance des collectivités territoriales,Maîtrise des outils bureautiques classiques,Maîtrise des techniques de secrétariat

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion d'installations sportives

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).