Agent d'Accueil - Commune de Munster H/F - Communes

La Ville de Munster, 4 800 habitants, recrute un binôme de deux agents(es) d'accueil à temps non complet (20 heures par semaine)

Tâches principales :
- Accueil physique :
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Représenter l'image de la collectivité auprès des visiteurs
- Standard téléphonique :
- Informer les interlocuteurs sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Diriger les appels vers les services compétents
- Assurer la prise de messages et le filtrage des appels
- Locations des salles :
- En coordination avec l'élu référent, instruire et suivre les demandes de location (annuelles et ponctuelles) jusqu'à la facturation
- Rédiger les contrats et courriers (confirmations, refus, etc.)
- Informer et transmettre les formulaires internes (matériel, logistique...) aux agents techniques en charge des salles
- En lien avec l'agent technique gestionnaire des salles : superviser les états des lieux d'entrée et de sortie pour les locations temporaires
- Gestion des demandes de manifestations associatives :
- Instruire les demandes d'organisation d'événements par les associations (77 en 2025)
- Coordonner avec les services internes (disponibilité des salles et du matériel, autorisations de la police municipale, appui à la communication)
- Apporter une réponse complète dans les délais et assurer la transmission aux services concernés pour suivi (affichage, arrêtés, matériel...)
- Gestion des objets trouvés :
- Inventorier les objets trouvés, rechercher l'identité des propriétaires et le cas échéant, les contacter
- Transmettre les pièces d'identité aux communes concernées
- Au terme d'un délai d'un an et un jour, contacter le déclarant pour restitution éventuelle
- Affichage :
- Assurer la publication des actes réglementaires sur les panneaux dédiés
- Diffuser les informations relatives aux manifestations locales

Fonctionnant en binôme, les agents assurent l'accueil des usagers, se relaient pour garantir la continuité du service en cas d'absence et interviennent sur l'ensemble des missions du poste.

Connaissances (savoir)
- Secrétariat, rédaction, outils informatiques
- Gestion des tableaux de bord

Expériences (savoir faire)
- Accueil et renseignement du public
- Fonctionnement d'un standard téléphonique
- Connaissance de la ville de Munster et de ses associations

Savoir être
- Discrétion
- Capacité d'organisation et autonomie
- Aisance relationnelle et sens de la communication
- Maîtrise des procédés de médiation
- Curiosité intellectuelle