ou un Secrétaire Assistant Poste N°A-3643 - Collectivite Europeenne d'Alsace H/F - Conseils départementaux

En charge de 147 collèges publics et 25 privés sous contrat, environ 1300 agents, et quelques 6 millions de repas servis chaque année, la Direction de l'Éducation et de la Jeunesse porte des enjeux stratégiques forts. Elle est l'une des 9 Directions de la Direction Générale Adjointe Attractivité.

Mission du poste :

La ou le secrétaire assistant contribue au bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction Éducation Jeunesse, en appui à l'encadrement et aux services opérationnels, et participe à la continuité du service public.

Fonctions :

A ce titre, ses missions principales s'articulent autour des axes suivants :

- Travail en binôme avec l'assistante de direction sur des missions transversales : gestion de la boîte fonctionnelle « collèges », suivi du calendrier des astreintes, etc. Assure la continuité du fonctionnement de la direction en cas d'absence de l'assistante de direction (gestion des parapheurs, traitement des sollicitations urgentes, organisation des réunions).
- Apporte un appui administratif transversal aux services opérationnels de la direction (Jeunesse, Collèges, RH ATC, Dialogue de gestion financière), contribuant à la fluidité du traitement des demandes et à la circulation de l'information.
- Assure la gestion de la boîte fonctionnelle « collèges » : réception, analyse et orientation des sollicitations émanant des établissements, suivi des réponses, diffusion d'informations et mise à jour des bases de contacts.
- Organise les réunions : planification des échéances, envoi des convocations, coordination logistique, diffusion des supports et suivi administratif associé.
- Assure la gestion et la coordination des agendas des chefs de service, en lien avec les équipes internes et les partenaires institutionnels.
- Réalise la mise en forme de documents administratifs (courriers, notes, supports divers) à partir des éléments transmis par les services, dans le respect des règles de présentation, de validation et de diffusion en vigueur.
- Contribue à la fiabilité et au suivi des informations administratives : alimentation de tableaux de suivi, mise à jour des données de contact, gestion et classement des documents partagés.

Profil de recrutement :

Compétences et savoirfaire :

- Capacité à traiter des flux administratifs soutenus, à analyser les sollicitations et à en définir les priorités dans un environnement multiinterlocuteurs.
- Rigueur et fiabilité dans le traitement, le suivi et la transmission des informations administratives.
- Aptitude à faire preuve de réactivité et d'anticipation dans la gestion des demandes, des urgences et des échéances.
- Maîtrise des outils bureautiques et des fonctionnalités avancées de mise en forme de documents administratifs.
- Capacité à organiser et coordonner des activités administratives (réunions, gestion d'agendas, circuits de validation, suivi des décisions).

Savoirêtre et qualités relationnelles :

- Qualités relationnelles affirmées et sens de l'interface, permettant d'interagir avec des interlocuteurs variés (services internes, établissements scolaires, partenaires institutionnels).
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations traitées.
- Capacité à travailler de manière autonome et organisée, tout en s'inscrivant dans un fonctionnement collaboratif, notamment en binôme avec l'assistante de direction.

Spécificités du poste :

- Recrutement statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, à défaut par voie contractuelle
- Poste à temps complet basé à Strasbourg, 1 Place du Quartier Blanc
- Avantages possibles : 13ème mois, CIA, RTT, télétravail, carte titres restaurant, participation à la mutuelle et la prévoyance, remboursement des abonnements de transport à 75%, prime de mobilité durable, accès au CNAS et Amicale du personnel, ...