Agent Polyvalent des Actes Administratifs du Courrier et des Archives - Villepinte H/F - Communes

Au sein de la Direction de l'Administration Générale et des Instances, le service Documentation Archives, Courrier et Actes administratifs est constitué de 2 pôles : le pôle archives et documentation et le pôle actes administratifs et courrier. Ce dernier est composé de 6 agents : 1 cheffe d'équipe, 4 appariteurs et d'un agent polyvalent des actes administratifs.
Sous l'autorité hiérarchique du chef de service, vous avez pour missions principales d'enregistrer, traiter et suivre le courrier « Mairie », à l'aide d'un logiciel, et les actes administratifs.
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Vos Missions

- Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l'aide du logiciel de dématérialisation,
- Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d'envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,
- Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d'archives émanent des services,
- Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,
- Remplacement ponctuel au poste de l'accueil de l'hôtel de ville.

- Enregistrement, traitement, suivi et retour du courrier « Mairie » à l'aide du logiciel de dématérialisation,
- Enregistrement, suivi et retour des actes administratifs (arrêtés, contrats de location de salles) avec utilisation de la plateforme d'envoi dématérialisé au contrôle de légalité DOCAPOST,
- Traitement de tâches du pôle archives documentation : bulletinage hebdomadaire des abonnements de service, relevé de boîte aux lettres Mairie, traitement des demandes d'archives émanent des services,
- Participation ponctuelle aux actions de valorisation et de médiation du service Archives,
- Remplacement ponctuel au poste de l'accueil de l'hôtel de ville.

Les contraintes du poste :

- Travail exercé essentiellement sur l'ordinateur,
- Travail physique lié à la manipulation du courrier (portage et levage des caisses),
- Grande concentration dans le traitement du courrier dans le logiciel.

Savoirs:
- Bonne compréhension des procédures administratives et de leur suivi,
- Bonne connaissance de l'organigramme de la ville.

Savoirs faire:
- Maîtrise de l'outil bureautique et des logiciels de GEC/GED et AVENIO,
- Rapidité d'exécution.

Savoirs faire comportementaux :
- Etre sérieux et discret,
- Etre minutieux et rigoureux,
- Etre capable de prendre des initiatives.