Chargé d'Accueil - Secrétaire H/F - OIKOS Maison des centres socioculturels

L'association OÏKOS recrute un/e chargé/e d'accueil - pour la Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz, à Belfort.

Cadre général de l'emploi :

OÏKOS est une association Loi 1901 créée à l'automne 2016. Depuis le printemps 2017, elle porte 7 centres culturels et sociaux et maisons de quartier belfortains. Actuellement, l'association compte 3 120 adhérents et 45 salariés.

Missions :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Orientation du public vers les autres salariés du centre, au besoin
- Gestion du fichier des adhérents du centre
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, distribution et envoi)
- Gestion administrative des instances du centre (conseil de centre et assemblée des adhérents du centre)
- Rédaction des comptes-rendus des réunions d'équipe du centre
- Tenue à jour du planning de location des salles du centre
- Rédaction des conventions de location et de mise à disposition des salles du centre
- Suivi de stocks, recueil des besoins d'achats de l'ensemble des salariés du centre, gestion des approvisionnements et suivi des commandes
- Affichage des procédures de sécurité actualisées dans les salles
- Vérification des données relatives à l'Accueil Collectif de Mineurs, puis facturation et gestion des règlements
- Suivi des impayés de l'Accueil Collectif de Mineurs et information trimestrielle de la direction du centre
- Préparation des remises de chèques et des remises d'espèces
- Suivi et gestion de la caisse et tenue à jour du journal de caisse
- Classement et archivage
- Réalisation de photocopies, d'impressions et de scans pour les usagers du centre
- Participation à la préparation et à la mise en oeuvre des événements d'animation globale portés par le centr

Profil recherché :

Qualités professionnelles requises :

- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s'adapter aux situations d'urgence
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à prendre des initiatives
- Discrétion professionnelle
- Capacité d'adaptation et polyvalence

Dossier de candidature :
Il devra impérativement comporter un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation. Il devra être transmis à l'attention de Madame Setta Lamiae, coordinatrice RH et Paie (****@****.**) et Madame Lang Emilie, Directrice de la Maison de Quartier Marin-Moskovitz (****@****.**)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.