Assistant de Gestion Administrative H/F - OTS

OTS : A propos de nous

Créée en 2000, **OTS - Organisation Transit & Shipping** est une société spécialisée dans l'organisation de transports internationaux, le transit, l'import et l'export vers l'ensemble des ports et plateformes logistiques internationaux.

Certifiée **Opérateur Économique Agréé (OEA)**, OTS garantit à ses clients la sécurisation de leur chaîne logistique et un accompagnement fiable, réactif et personnalisé sur l'ensemble de leurs opérations de transport.

Notre structure à taille humaine favorise un environnement de travail dynamique et humain. Vous intégrerez une **petite équipe conviviale**, soudée et bienveillante, au sein de laquelle l'entente, l'entraide et la proximité font partie intégrante du quotidien.

Nous recrutons :

GESTION ADMINISTRATIVE DANS LE TRANSPORT

CDD permettant une montée en compétences progressive sur nos outils et nos process métier.

Vos missions :

Rattaché(e) au service de transport, vous assurez le suivi administratif, documentaire et relationnel des opérations de transport routier.

Gestion administrative transport

* Suivi et mise à jour des tableaux de route et tableaux de pilotage des flux transport
* Contrôle quotidien des dossiers de transport routier et vérification des liasses documentaires associées
* Gestion administrative des expéditions et suivi opérationnel des transporteurs partenaires
* Vérification de la conformité des documents transport selon la réglementation en vigueur

Réglementation et suivi fournisseurs

* Application et contrôle des règles relatives au transport routier international, notamment la réglementation **CMR**
* Suivi et mise à jour des fiches fournisseurs et transporteurs référencés
* Contrôle des prestations fournisseurs, suivi des règlements et relances si nécessaire
* Classement, archivage et contrôle des factures fournisseurs

Facturation et coordination comptable

* Établissement et contrôle de la facturation clients et fournisseurs
* Interface quotidienne avec le service comptabilité pour le suivi des règlements, rapprochements et validations administratives
* Suivi des encours et participation au traitement des litiges administratifs et financiers

Relation client et support administratif

* Gestion des litiges clients et traitement des anomalies liées aux dossiers transport
* Suivi de la relation client et coordination des échanges avec les différents interlocuteurs
* Accueil téléphonique, gestion des appels entrants, traitement du courrier et suivi des fournitures administratives
* Mise à jour des dossiers administratifs et reporting interne

Missions complémentaires :

* Saisie et mise à jour des données dans les outils de gestion transport
* Préparation des documents de suivi pour l'exploitation et la direction

---

Profil recherché

* Formation Bac +2 gestion administrative
* Première expérience (stage, alternance ou premier poste) serait un plus
* Bonne maîtrise des outils bureautiques ( Excel en priorité )
* Connaissance du transport routier et de la documentation associée appréciée
* Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
* Bon relationnel, capacité d'adaptation et esprit d'équipe

Une première approche de la réglementation transport (CMR) constitue un réel atout.

Conditions

* Contrat : CDD
* Environnement de travail stable, formateur et convivial
* Intégration au sein d'une équipe à taille humaine

Candidature

Vous souhaitez évoluer dans le secteur du transport international et intégrer une entreprise reconnue pour son expertise et sa proximité client ?

Rejoignez OTS et participez au bon fonctionnement quotidien de nos opérations administratives et logistiques.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Affrètement et organisation des transports

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.