Secrétaire H/F - Residence Louis Ropert

I. MISSIONS
L'agent travaille sous l'autorité de la responsable du service PJM Et en collaboration avec les Mandataires Judiciaires et les assistants tutélaires du service.

1 - COURRIER

o Ouverture et tri du courrier des Mandataires Judiciaires par portefeuille de mesures.
o Scanner le courrier entrant et sortant (utilisation du logiciel ARCHIGED)
o Rédaction de courrier à la demande des mandataires en utilisant la bureautique gérée du logiciel métier.

2 - CLASSEMENT / ARCHIVAGE

o Classer et archiver tous documents traités par les différents intervenants du service (comptable, mandataires, cheffe de service)

3 - FONCTIONNEMENT DU SERVICE

o Prendre en charge l'accueil téléphonique (passer les communications et enregistrer les messages dans TWIN) ainsi que l'accueil physique du service PJM
o Vérifier les étiquettes, mise à jour des dossiers suspendus
o Affranchir le courrier journalier

L'agent collabore avec l'ensemble du personnel du service au bon déroulement des tâches qui lui sont confiées.

II. LIAISONS FONCTIONNELLES
Dans le cadre de ses missions, il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des personnels du service même ceux avec lesquelles il n'a pas de lien hiérarchique.

III. COMPETENCES

o Respect de la charte des personnes protégées.
o Sens du service à rendre auprès des personnes.
o Discrétion et confidentialité
o Sens du travail d'équipe.
o Sens de l'initiative
o Rigueur
o Convivialité, relationnel et dynamisme.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Ouvrier qualifié (P1,P2)

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.