Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Aem Services

Vous assurez la gestion administrative quotidienne d'une entreprise dans le bâtiment tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.

Vos missions :

Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités)
Préparer les supports (ordre du jour, dossiers, présentations)
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Filtrer les appels et gérer les sollicitations
Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports)
Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique)
Gérer le courrier entrant et sortant
Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires)
Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi
Assurer la communication entre la direction et les équipes
Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions)
Diffuser les informations importantes en interne
Gérer les situations sensibles ou urgentes
Participer au suivi des projets de l'entreprise
Collecter et analyser des informations pour la direction
Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports
Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances)
Réserver les transports et hébergements
Préparer les dossiers de déplacement
Suivre les factures clients et fournisseurs
Préparer des éléments pour le comptable
Suivre les budgets simples ou notes de frais
Mettre à jour les tableaux financiers de base
Gérer les fournitures et les commandes
Veiller au bon fonctionnement des équipements
Participer à l'amélioration des procédures internes
Mettre en place des outils d'organisation (planning, process)
Suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers)
Préparation des éléments de paie
Organisation des recrutements (tri de CV, planification d'entretiens)
Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
Soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes

Compétences techniques :

Excellentes capacités rédactionnelles
Gestion documentaire et administrative
Connaissance des procédures administratives
Notions en gestion ou comptabilité : logiciel Dougs , Qonto

Savoir être :

Sens de l'organisation et rigueur
Discrétion et confidentialité
Polyvalence et autonomie
Bon relationnel et sens du service
Réactivité et gestion des priorités

Experience: 3 An(s)

Compétences: Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Coordonner l'activité d'une équipe,Définir des besoins en approvisionnement,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Maîtrise des outils bureautiques

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.