Assistant Administratif et d'Accueil de Formation H/F - Ecole Klaxon Rouge

Klaxon rouge, école des métiers du spectacle et de l'animation touristique, basée à Loctudy(29750), recherche pour renforcer son équipe administrative un-e assistant-e administratif-ve et d'accueil de formation.

Votre mission :

Véritable point d'entrée de l'organisme, vous assurez l'accueil des publics et contribuez au bon déroulement administratif des formations, en lien étroit avec l'équipe pédagogique et administrative.
Au quotidien, vous prenez en charge l'accueil physique et téléphonique, traitez les demandes reçues par mail et participez à la gestion administrative des formations.
Vous intervenez également sur l'accueil et le suivi administratif des hébergements des stagiaires.

Activités principales :

Accueil

Assurer l'accueil téléphonique et physique
Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès
Répondre aux demandes des stagiaires et apprentis sur site
Suivi et réponses aux mails de contact.

Gestion administrative des formations

Suivi et enregistrement des candidatures dans la base élèves (Galia - SC Form)
Envoi et suivi de documents liés aux formations (convocations, attestations d'entrée/fin, conventions de stages, enquêtes de satisfaction, courriers divers, etc...)
Collecte, enregistrement et suivi des différents documents administratifs le jour de la rentrée et tout au long de l'année scolaire
Pointage et enregistrement des présences et absences, établissement des autorisations de sortie (Edusign)
Collecte et enregistrement des informations sur l'emploi pour le suivi des stagiaires
Saisir et suivre les données administratives dans l'outil «Parcours» de la Région Bretagne et « Kairos» (France Travail) pour les formations continues.
Rédaction de courriers divers
Classement et archivage des dossiers

Gestion administrative des hébergements des apprenants

Etablissement et suivi des contrats de location et autres documents liés à la location des logements
Gestion opérationnelle des hébergements (remise des clés, états des lieux, suivi administratif)

De formation Bac +2 avec idéalement une expérience en organisme de formation ou une bonne connaissance du secteur de la formation professionnelle.
Maîtrise des outils Word, Excel, agendas google, (la connaissance d'un ERP centre de formation sera appréciée, (Galia SC Form, Edusign) ainsi que Parcours et Kairos).
Compétences requises : Sens de l'accueil et du relationnel, Organisation et rigueur administrative, Capacité à gérer les priorités, Aisance rédactionnelle, Polyvalence et esprit d'équipe

Poste à pourvoir au 01/06/2026
CDD de remplacement d'un arrêt maladie, minimum 4 mois.
Horaires : 08h30-12h00/14h30 -18h00, (sur 4 jours et demi)

Experience: 1 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Saisi et suivi de données administratives,Rédaction de courriers,Maitrise des outils bureautiques (Word, excel),Enregistrement des présences et absences,Maîtrise des outils collaboratifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).