Assistant du Responsable Pôle Patrimoine H/F - Nantes Métropole

Rattaché·e au responsable de pôle patrimoine, votre mission principale est de lui apporter une assistance administrative dans l'organisation de son activité et également celle du pôle en termes d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de l'exécution administrative des divers projets. Au quotidien , vous travaillez au sein d'un pool de 5 secrétaires mais également en lien avec l'assistante de l'unité projet ainsi que l'assistante de l'unité gestion de patrimoine.Vous devez assurer la continuité de service de la direction.

Vos activités :

Assister le responsable de pôle : Vous gérez l'agenda ainsi que la boite mails du responsable et vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions . Vous vous assurez du matériel nécessaire. Vous préparez les dossiers et les comptes-rendus de réunion, ainsi que les courriers techniques ou autres documents internes à partir de prises de notes ou de documents transmis, puis assurez leur diffusion.

Assister à la gestion du patrimoine : Vous participez à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé(e) de gestion administrative et technique. Vous pilotez la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes, soit le suivi des signatures et transmissions, l'enregistrement des dossiers...

Accueillir et gérer le secrétariat : Vous réceptionnez les appels téléphoniques. Vous suivez et enregistrez les courriers le cas échéant (retour signatures) que vous classez et archivez. En collaboration avec l'assistante de direction, vous suivez les circuits de signature et la présentation des dossiers auprès des instances délibérantes. Aussi, vous organisez l'activité du service en assurant l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, la gestion des fournitures ainsi que la distribution des tickets restaurant.

De façon quotidienne, vous intégrez à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement, ce en respectant les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité. Vous communiquez à votre hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés et participez à leur résolution. Également, vous contribuez aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail ( évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides...).

Fort·e d'une expérience réussie en assistanat technique, idéalement en collectivité, vous possédez des connaissances des spécificités liées au domaine du bâtiment.

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de secrétariat ainsi que l'outil informatique et les logiciels bureautiques usuels (Excel, Word, Powerpoint, Outlook).

Votre organisation au travail vous permet d'anticiper, de prioriser les tâches et d'être réactif·ve face aux urgences ou aléas du quotidien. Vous êtes en capacité d'organiser des informations pour les retranscrire et de présenter un dossier de manière à faciliter la prise de décision.

Adaptable, vous êtes en mesure de répondre à des sollicitations multiples et variées dans un environnement ou les passages aux quotidiens sont très nombreux.

Reconnu·e pour vos qualités relationnelles et votre esprit d'initiative, vous savez faire preuve de rigueur, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.

Permis B souhaitable (déplacements très ponctuels sur Nantes).