Assistant Accueil Étudiants Internationaux H/F - IONIS Education Group

GRANDE ÉCOLE D'INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Membre du Groupe IONIS, l'EPITA est une Grande École d'ingénieurs qui forme les meilleurs Computer Scientists de leur génération : ce sont elles et eux qui imaginent et créent le monde numérique de demain.

Notre raison d'être : former des femmes et des hommes autonomes, audacieux, agiles et responsables.

L'école est ouverte à tous les profils qui recherchent l'excellence, en 3 ans (experts, Bachelors) comme en 5 ans (cycle ingénieur). Elle développe depuis 1984 une approche pédagogique inédite qui associe la pratique, la recherche et l'innovation. Présente sur cinq campus en France, elle est par nature ouverte à l'international, à la recherche et à l'entrepreneuriat.

Ses étudiants apportent chaque jour des réponses innovantes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociaux de demain. Avec 8 500 diplômés dans plus de 2 000 entreprises, l'EPITA offre des opportunités de carrière sans frontières.

Nous recherchons pour l'EPITA, basée au Kremlin-Bicêtre, un Assistant Accueil Étudiants Internationaux.

Rattaché(e) à la Direction du département des Programmes Internationaux et sous l'autorité hiérarchique directe du Responsable du service, l'assistant(e) est en charge d'assurer l'accueil, l'accompagnement administratif et l'intégration des étudiants internationaux.

Le poste est principalement dédié à l'accompagnement des publics suivants :

- Étudiants issus des partenariats académiques à l'étranger
- Étudiants en programme d'échange (exchange)
- Étudiants internationaux rejoignant les programmes francophones de l'EPITA

Dans ce cadre, l'assistant(e) intervient en priorité sur toutes les étapes d'intégration en France (accueil, visa, installation, suivi administratif), en lien étroit avec les équipes pédagogiques et administratives.

L'assistant(e), dans le cadre de ses missions pour les étudiants issus des partenariats académiques à l'étranger, pourra être amener à se déplacer dans ces pays.

Missions principales

En lien avec l'équipe des Programmes Internationaux, vos missions principales seront les suivantes :

Accueil et accompagnement des étudiants internationaux

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants internationaux
- Accompagner les étudiants dans l'ensemble de leurs démarches administratives liées à leur arrivée en France : VISA / titre de séjour, CVEC, Sécurité sociale, Ouverture de compte bancaire, CAF
- Assurer un suivi individualisé des étudiants, notamment pour les situations spécifiques ou complexes
- Être un point de contact privilégié pour les étudiants internationaux
- Contribuer au bon déroulement de leur intégration académique et administrative

Gestion des logements et de l'arrivée des étudiants

- Accompagner les étudiants dans la recherche et la réservation de logement
- Assurer la gestion administrative et logistique des logements
- Maintenir et développer le réseau de logements
- Organiser les arrivées des étudiants (transferts aéroport, accueil sur site)

Participation à l'intégration et à la vie étudiante

- Organiser la rentrée: préparation des Welcome Pack, organisation logistique, présentations aux étudiants et animation des ateliers administratifs lors de la Welcome Week.
- Organiser des événements d'intégration: week-end d'intégration, sorties culturelles, événements de fin de semestre, ...

Autres missions en appui des différentes équipes au sein des Programmes Internationaux

- Participation à la gestion administrative de la scolarité : attestations, suivi des dossiers étudiants, collecte et archivage des documents (VISA, CVEC, sécurité sociale, etc.)
- Appui ponctuel à l'organisation pédagogique: logistique, soutien aux activités pédagogiques si nécessaire
- Participation aux actions d'amélioration continue et au suivi des données
- Tâches administratives diverses
- Participation aux activités de promotion et de rayonnement des Programmes Internationaux

Formation

Bac +2 ou expérience équivalente

Profils juniors acceptés

Compétences linguistiques et multiculturelles

Français et anglais courants indispensables

Profils internationaux préférés

Maîtrise du mandarin fortement appréciée

Compétences

Excellente communication écrite et orale

Sens du service et de l'accueil

Capacités organisationnelles et rigueur

Polyvalence

Capacité à travailler en équipe

Proactivité

Aisance avec les outils bureautiques (Excel) et collaboratifs (Teams, etc.)

Connaissance des procédures administratives (VISA, titres de séjour, ...) et de l'écosystème préfectoral français

Qualités personnelles

Très bon relationnel et sens de l'écoute

Sens de l'interculturel

Réactivité et adaptabilité

Capacité à gérer des situations administratives complexes

Si vous souhaitez rejoindre le leader de l'enseignement supérieur privé en France porté sur l'innovation et l'esprit d'entreprendre et intégrer des équipes passionnées et pleines d'ambitions, alors n'hésitez pas à postuler !

Ionis Groupe s'engage en faveur d'une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l'égalité des chances. Nous avons à coeur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d'égalité des sexes ou encore d'intergénérationnel.