Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Universite de Bordeaux

Vous souhaitez un poste polyvalent ?
Devenez Gestionnaire pour 2 structures de recherche !

L'institut de recherche Montesquieu (IRM) et le Centre Européen de recherches en droit des familles, des assurances, des personnes et de la santé (CERFAPS) font partie du Département Droit et Transformations Sociales (DETS) de l'université de Bordeaux.
L'IRM regroupe principalement des historiennes et des historiens du droit et des politistes, soucieux d'inscrire leurs recherches dans l'environnement large des sciences sociales
Le Centre européen de recherches en droit des familles, des assurances, des personnes et de la santé regroupe des enseignants chercheurs de disciplines différentes ayant pour point commun les règles applicables aux personnes, qu'il s'agisse de leur statut, de leur intégration dans la famille mais également de leur confrontation à des situations particulières comme la responsabilité, en lien avec les assurances, la maladie, et le danger pour ce qui concerne les enfants.

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recrutons un Gestionnaire administratif et financier F/H dont les activités seront partagées entre ces 2 laboratoires de recherche.

Activités principales :
À ce jour chaque unité de recherche travaille avec une ou un gestionnaire administratif et financier. Le poste ci-dessous sera à mi-temps sur chacune des unités où vous travaillerez en binôme avec les gestionnaires déjà en poste. La répartition du temps dépendra des activités de chacune des unités en accord avec les gestionnaires.
En qualité de gestionnaire administratif et financier, vous êtes placé sous l'autorité hiérarchique de la direction des unités de l'IRM et du CERFAPS et encadré par les gestionnaires de chaque unité.
Vos missions principales pour les 2 unités sont :
# Gestion budgétaire financière
Vous fournissez un aide à la gestion financière sous le contrôle de la ou du gestionnaire pour :
- La réalisation de bons de commande, constat des services faits
- Les demandes de devis
- L'actualisation du suivi financier dans un fichier partagé
- L'Archivage des pièces financières
- La réservation des transports et des hébergements
# Accueil des nouveaux doctorants, post-doc et EC
- Vous suivez les arrivés des nouveaux recrutés en lien avec l'école doctorale
- Vous transmettez des informations clefs : procédure de prise en charge des frais, logistique et installation des postes de travail
- Vous participez aux journées d'accueil des doctorants organisées par les unités de recherche et l'école doctorale
- Vous contribuez à l'installation et l'adaptation des postes de travail
# Soutien aux activités des deux laboratoires
- Vous établissez des ordres de mission des personnels et externes invités dans les colloques et membres de jury de soutenance de thèse
- Vous réalisez de tableaux de suivi notamment des déplacements
- Vous mettez en oeuvre du soutien logistique (locaux, matériel, fournitures, copieur) de l'activité des 2 laboratoires
- Vous collectez certaines informations : fiches HCERES, informations pour la mise à jour du site internet, .
- Vous participez aux conseils et Assemblées Générales : convocations, procuration, votes, rédaction des procès-verbaux
# Organisation des événements
- Vous prodiguez un soutien logistique de manifestations types conférences, réunions, séminaires, colloques, .

Titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat, par exemple en Gestion Administrative et Financière, vous avez idéalement une première expérience réussie dans un environnement académique ou multi-employeur.
- Vous êtes rigoureux et très organisé
- Vous faites preuve de pédagogie et de sens de la communication
- Vous maîtrisez la suite Office : Excel, Word, PowerPoint et idéalement un ou des outils de gestion financière comme GFC
- Vous savez travailler en équipe
Vous vous reconnaissez ? Postulez-vite !

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.