Assistante de Direction du Service National des Oléoducs Interalliés Snoi H/F - Direction Générale de l'Energie et du Climat (DGEC)

L'assistant / l'assistante de direction apporte un soutien permanent au directeur, au directeur adjoint et si possible au service SNOI (10 personnes).
Les missions principales de ce poste sont la gestion du secrétariat, l'organisation logistique de différents événements, le suivi des ressources humaines et la communication interne.
Il est à noter que certaines missions pourront éventuellement évoluer.

* Secrétariat
- assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
- gérer les agendas de la direction (réunion internes et externes) ;
- gérer les courriers postaux et électroniques fonctionnels (rédaction, suivi, distribution, enregistrement, archivage) ;
- effectuer les comptes-rendus de certaines réunions ;
- assurer le respect des délais et des circuits de validation des éléments avant transmission ;
- assurer le suivi d'outils de pilotage.

* Logistique :
- prendre en charge les aspects logistiques de l'équipe de direction (réservation de moyens, gestion administrative et financière) ;
- gérer les moyens du service (véhicules, téléphones, bureautique, informatique, mobilier, fournitures) ;
- apporter son assistance à la préparation des réunions, des événements et au montage des dossiers (gestion des invitations, réservation de moyens, mise en forme et valorisation des supports bureautiques, rédaction de comptes-rendus).

* Ressources Humaines :
- participer à la gestion administrative de proximité du personnel ;
- assurer un relai auprès de la direction des ressources humaines.

* Communication :
- réaliser une veille sommaire d'informations sur le monde pétrolier ;
- animer une communication simple interne pour la valorisation du savoir-faire des équipes ;
- mettre à jour les annuaires internes et ceux des organisations connexes.

Savoirs :

- maîtriser le fonctionnement d'un secrétariat ;
- avoir une bonne connaissance de la fonction publique.

Savoir-faire :

- savoir bien organiser son temps ;
- savoir accueillir une personne, un groupe ;
- maîtriser les règles d'expression écrites et orales ;
- maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et de visioconférence (Lifesize, Skype, Zoom, Teams - formation interne possible) ;
- suivre des outils de pilotage.

Savoir-être :

- avoir un esprit d'initiative et de propositions ;
- s'adapter à des situations nouvelles ;
- travailler en équipe ;
- avoir un sens de l'écoute et de bonnes qualités relationnelles ;
- faire preuve d'une grande discrétion professionnelle ;
- faire preuve de disponibilité.