Assistant du Chef de Service et Instructeur Ads H/F - Service Public

Missions principales d'assistant(e) de service
Auprès du chef de service, l'agent est chargé de:
- Assurer la gestion opérationnelle, RH et comptable des architectes et paysagistes conseils (contrats, vacations, plannings, frais).
- Appuyer le chef de service dans la préparation et le suivi budgétaire et comptable,
- Appuyer le chef de service dans le pilotage du service par l'élaboration et le suivi de tableaux de bord
- Appuyer le chef de service dans le suivi du dispositif Aide à la Relance pour la Construction Durable
- Assurer la gestion de boites aux lettres partagées
- Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs de qualité.
- Accompagner les agents pour leurs saisies chorus-DT (déplacements)
- En tant que de besoin, en articulation avec l'autre assistant de service: gérer les courriers et mél entrants et sortants, assurer l'accueil physique et téléphonique du service et le relais avec le bureau RH, suivre la logistique
- Aider à la préparation d'actions de communication internes et externes.
- Participer aux échanges du réseau des assistant(e)s de service de la DDT.

Missions d'instruction ADS
Sous la responsabilité du chef du bureau ADS, fiscalité et police, l'agent assure l'instruction des dossiers d'autorisation d'urbanisme (PC, PA, DP):
- Instruire les dossiers d'autorisations d'urbanisme de la réception du dossier à la signature de l'arrêté
- traiter les réclamations courantes,
- garantir le suivi et participer à l'archivage des dossiers
- participer aux commissions et club ADS

Relations:
- En interne: l'agent est en relation avec l'ensemble des équipes du service, avec les assistant(e)s de direction et les autres services de la DDT
- En externe: il/elle est en contact direct avec les collectivités, élus et techniciens, la préfecture, les services de l'Etat, ainsi qu'avec les citoyens et acteurs du territoire.

L'assistant(e) de service / instructeur(rice) ADS est placé(e):
- sous l'autorité hiérarchique du chef de service
- sous l'autorité fonctionnelle du chef du bureau ADSFP pour la mission d'instruction ADS et doctrine

Les deux missions sont réparties selon la quotité suivante:
- 40% pour la mission «assistant(e) de service»,
- 60 % pour la mission appui instruction ADS et doctrine.
La répartition de la quotité entre les deux missions dépendra du volume d'activité en priorisant les missions d'assistance de service.

L'assistant(e) de service / instructeur(rice) ADS occupe une fonction de soutien et d'interface stratégique. Ce poste requiert une bonne réactivité, une rigueur administrative affirmée, de réelles qualités relationnelles et des compétences techniques solides.

Connaissances attendues
- Maîtrise des outils bureautiques courants, en particulier Libre Office (writer et calc notamment). Une connaissance des logiciels utilisés dans le cadre des missions (ADS 2007, SIG ADS, Chorus Formulaires et DT, Maarch, GLPI, SETNA...) est un plus.
- Bonne connaissance des règles de rédaction administrative permettant d'élaborer courriers, comptes rendus et autres documents de manière claire et conforme.
- Mobilisation et connaissance des réseaux de ressources, qu'ils soient internes au service ou externes.
- Connaissance de la réglementation de l'urbanisme, en matière de l'application du droit des sols (permis de construire, déclarations préalables, certificats d'urbanisme, etc.).

Compétences opérationnelles (savoir-faire)
- Démontrer méthode, rigueur et sens de l'organisation dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités.
- Capacité à travailler en autonomie.
- Faire preuve de réactivité face aux demandes et situations variées.
- Être capable de comprendre, appliquer et mettre en oeuvre avec rigueur les directives hiérarchiques.
- Rédiger avec aisance et précision des documents administratifs.
- Lire et interpréter des plans pour les besoins d'instruction en appui des dossiers ADS.
- Capacité à respecter les délais.

Aptitudes relationnelles (savoir-être)
- Travailler en équipe avec coopération et sens du collectif.
- Garantir la discrétion nécessaire aux missions, tout en faisant preuve de diplomatie dans les échanges.
- Être disponible et à l'écoute, afin de répondre avec pertinence aux attentes des agents, usagers et partenaires.
- Faire preuve d'un esprit d'initiative, pour proposer des solutions adaptées et contribuer activement à la performance du service.