Assistant Administratif H/F - Evasion Pays Accueil Loisirs

L'association EPAL recrute un-e assistant-e administratif-ve afin d'assurer un rôle de support transversal et contribuer au bon fonctionnement de sa structure.
Ce poste polyvalent s'inscrit à la fois en appui au Pôle formation et dans la gestion des moyens généraux de l'association (flotte de véhicules, téléphonie, informatique, assurances), en lien étroit avec les équipes et la di-rection.
Placé.e sous l'autorité hiérarchique des co directrices et fonctionnelle du responsable de Pôle Formation, elle.il aura pour missions :

Missions :
Pôle Formation (50%)
Suivi et gestion administrative des vacataires :
- Dossier administratif, éléments de preuves, Charte de l'intervenant, évaluation

Gestion administrative et partenariale des actions de formation :
- Accueil des demandes d'informations des établissements clients et réponse (par courriel ou par téléphone).
- Favoriser le lien commercial avec les clients et apporter une réponse adaptée et positive face aux besoins/difficultés ex-primés.
- Suivi de l'état des inscriptions et relance des collectivités/établissements petites - enfances, enfance, jeunesse, médico-sociaux, dont la protection de l'enfance, sanitaires si besoin, éditions des convocations, renseignement des bases de ges-tion des actions, envoi des attestations, préparation et suivi des envois du dossier intervenant et du dossier stagiaire

Gestion administrative et financière des actions :
- Récupération des pièces administratives (feuilles d'émargements, factures, frais des formateurs.)

Gestion logistique des actions de formation :
- Cohérence des plannings des vacataires et préparation des documents pédagogiques en liens avec les formations dis-pensées.

Administration des supports et des actions de communication du Pôle :
- Participation à la construction du catalogue, actualisation du site internet
- Création de plaquettes et flyers d'information.

Moyens généraux (30%)
- Administration de la flotte de véhicules
- Administration de la flotte téléphonique
- Administration des moyens informatiques
- Déclaration et suivi des incidents/sinistres à l'assurance (responsabilité civile, dommages aux biens)
- Centralisation des documents administratifs de l'association mis à jour (attestations INSEE, de vigilance, fiscale, don-nées sociales.)

Participation aux temps de regroupement capitalisation et mutualisation interne à EPAL

Connaissances :
- Bonne maîtrise du cadre juridique de la certification QUALIOPI
- Solides connaissances des règles légales et juridiques en matière d'emploi et de formation

Compétences techniques :
- Sait organiser son travail et ses missions en autonomie
- Sait travailler seule à son poste ; inscrit dans une dynamique d'équipe d'intervenants territoriaux à distance.
- Excellente maitrise de l'écrit français
- Bonnes capacités de communication que ce soit à l'oral ou à l'écrit
- Capacité d'analyse et de synthèse

Aptitudes comportementales et relationnelles :
- Sait tenir informé son responsable d'éventuelles difficultés ou évènements rencontrés
- Sait écouter et communiquer avec bienveillance dans la relation client et aux vacataires
- Sait prendre l'initiative d'interpeller sur les dossiers communs ses collègues sous une forme qui permette l'échange po-sitif et constructif
- Sait agir en réactivité face à une modification administrative de dernière minute en lien avec l'activité du secteur
- Participe activement aux temps d'équipe et sait être force de proposition

Informatique :
- Excel : Sait remplir des outils de suivi efficients partagés pour suivre l'activité.
- Word : maîtrise du publipostage et de la mise en page de courriers
- Web : actualisation du site web et compte Linkedin
- Maîtrise des outils collaboratifs Office 365 en vue de travailler sur des documents partagés

Horaires annualisés compte tenu de la fermeture du Pôle Formation l'été (mi juillet/mi août).

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de voyage

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.