Gestionnaire de la Formation Continue H/F - Université de Picardie Jules Verne

UFR, Direction, Service : Direction de la Formation et de l'Innovation Pédagogique (DFIP) Service de la Formation Continue Universitaire (SFCU)

Localisation géographique : Amiens centre

Réaliser des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la formation continue de son secteur et assurer la gestion administrative en VAE.

Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement.

Activités principales

Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs) dans le cadre d'un portefeuille de formation et de la VAE

Prendre en charge les formalités administratives et budgétaire d'un ensemble d'apprenants (gestion des présences, des transports, des repas) et légales (convention de stage, attestation, certificat, contrats d'alternance, avenants, facture)

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion de la formation continue (FCA manager, Apogée, Kairos, Defi , ...)

Suivre les dossiers en formation continue et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Classer et archiver des documents

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Appliquer les procédures qualité en vigueur

Activités associées

Assurer l'intérim sur certaines activités du périmètre d'autres agents du service ou réaliser une tâche en fonction des besoins du service, sous couvert du supérieur hiérarchique.

Bon sens relationnel

Sens de l'accueil

Rigueur et organisation

Bonne capacité d'écoute

Autonomie

Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite