Gestionnaire des Inscriptions Administratives H/F - Université Paris Cité

La Direction Générale Déléguée des Études, de la Formation et de l'Innovation pédagogique (DEFI) a pour mission de mettre en oeuvre la politique de l'établissement concernant la formation. La DEFI est organisée autour de 6 pôles et un
département en charge des études, de la formation initiale et continue. Le Pôle Scolarité Générale comprend 22 agents et est réparti sur deux sites : Le Pôle de la Scolarité Générale a pour principales missions d'assurer notamment :

- le pilotage et la coordination du travail des services de scolarité des différentes composantes des 3 Facultés de l'Université et de l'IPGP,

- l'accompagnement des facultés et de l'IPGP dans la construction de leur offre de formation,

- la réalisation et la diffusion des procédures de scolarité,

- l'organisation, la réalisation et le suivi des inscriptions administratives,

- le suivi réglementaire et juridique des diplômes nationaux et d'université et la prévention des contentieux, la réalisation de bilans statistiques,

- la mise en place des modalités de contrôle des connaissances et des compétences,

- la délivrance des diplômes, suivi des arrêtés de jurys de diplômes et commissions pédagogiques,

- le pilotage et la gestion des applications de scolarité et de formation.

Le pôle est également en charge de l'accompagnement des étudiants dans leurs différentes démarches
administratives au sein de l'établissement que ce soit en amont de leur inscription dans l'établissement ou pendant leur cursus.

- Procéder à l'inscription administrative des étudiants dans l'application de gestion des étudiants APOGEE et à la saisie des paiements

- Assurer le contrôle des pièces justificatives (validation, refus, relance pièces manquantes),

- Éditer et délivrer les documents d'inscription (carte d'étudiant et annexe),

- Gérer les dossiers et envoyer les documents d'inscription- Contrôler et corriger les données saisies par les étudiants lors de leur inscription en ligne.

Connaissances

- Maitriser les outils bureautiques courants, l'application APOGEE et ses outils associés

- Maitriser les techniques d'accueil, de communication orale et écrite

- La connaissance d'une langue étrangère est appréciée
Savoir-faire

- Compétences opérationnelles

- Avoir le sens des relations publiques et une aptitude au dialogue- Savoir gérer son temps

- Savoir travailler dans l'urgence

- Savoir partager l'information, transférer les connaissances et rendre compte

- Appliquer la réglementation et respecter les procédures

- Gestion d'une file d'attente/accueil de masse

Savoir-être

- Compétences comportementales

- Avoir un excellent relationnel (savoir s'adapter à un public varié)

- Savoir gérer son stress

- Être dynamique et vouloir se former et s'informer

- Faire preuve d'organisation et de méthode

- Faire preuve de rigueur, ponctualité et investissement

- Savoir réagir rapidement (sens de l'initiative)

- Faire preuve d'écoute et de diplomatie

- Faire preuve d'équité, neutralité

- Savoir travailler en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Être autonome et polyvalent et être capable de s'adapter rapidement aux nouvelles procédures etet polyvalent et être capable de s'adapter rapidement aux nouvelles procédures etdirectives.