Secrétaire du Maire et des Élus et Chargé du Protocole - Mairie de Meylan H/F - Communes

Le secrétaire des élus et chargé du protocole de la Ville de Meylan assure le soutien administratif et organisationnel aux élus municipaux dans le cadre de leurs missions institutionnelles. Ce poste constitue une interface administrative entre les élus et les services de la collectivité, sous l'autorité hiérarchique du DGS.
Il ne s'agit pas d'un poste à caractère politique : les missions sont exclusivement de nature administrative, logistique et protocolaire. Le secrétaire apporte un appui neutre et professionnel à l'ensemble des élus, indépendamment de toute orientation politique.

Le poste de Secrétaire des élus et Chargé(e) du protocole est hiérarchiquement rattaché au DGS

Le secrétaire entretient des relations fonctionnelles régulières avec :
- Le cabinet du maire : interface privilégiée pour la coordination des agendas des élus, l'organisation des événements protocolaires et la circulation de l'information institutionnelle
- Les services municipaux concernés par l'organisation des cérémonies et manifestations
- Les élus municipaux dans le cadre de leurs missions institutionnelles

Secrétariat des élus
- Gérer les agendas des élus (prise de rendez-vous, organisation des réunions)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour les élus
- Gérer les courriers électroniques et le traitement du courrier entrant/sortant des élus
- Rédiger des courriers administratifs et institutionnels
- Assurer la gestion des parapheurs
- Organiser les audiences des habitants, associations et organismes extérieurs
- Être l'interface administrative entre la direction générale et le secrétariat des élus
- Organiser l'arrivée d'un nouvel élu (accueil administratif, accès, matériel...)
- Organiser les astreintes des adjoints
Protocole et évènements
- Organiser les événements protocolaires (cérémonies commémoratives, voeux, inaugurations...)
- Gérer le fichier des contacts protocolaires
- Organiser les rencontres institutionnelles (jumelages, partenariats)
- Assurer la présence logistique des élus lors des cérémonies et manifestations officielles
- Organiser le recrutement des assesseurs lors des élections
- Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires et délégations reçus par les élus : gestion logistique de l'accueil (installation, rafraîchissements, salle de réunion...)
- Mettre en forme des supports de présentation (diaporamas, dossiers de séance)
Missions secondaires
- Assurer l'intérim des membres du secrétariat en cas d'absence
- Contribuer ponctuellement à des tâches administratives transversales à la demande du DGS

SAVOIRS

- Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses services
- Connaissance des instances et du fonctionnement des élus locaux
- Règles protocolaires et cérémoniales
- Connaissance de l'anglais (niveau opérationnel)
- Maillage des acteurs du territoire

SAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS
- Maîtrise des outils bureautiques : Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Maîtrise des logiciels métiers : Kolok, Civil Finances
- Techniques rédactionnelles : courriers, notes, comptes-rendus administratifs
- Conception d'outils de planification et de suivi
- Rédiger, sécuriser et contrôler l'application de procédures administratives
- Capacité à restituer, synthétiser et transmettre l'information
- Organisation d'événements et gestion logistique

SAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Sens du service public et neutralité
- Organisation, anticipation, rigueur et méthode
- Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations multiples
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Sens du collectif et de l'intérêt général
- Autonomie et capacité à alerter / rendre compte
- Disponibilité (présence requise : 19 mars, 8 mai, 11 novembre ; voeux en janvier ; inaugurations)

- Niveau Bac à Bac +3 (secrétariat, administration publique ou domaine équivalent)
- Expérience souhaitée dans une collectivité territoriale ou un environnement institutionnel