Gestionnaire Travaux - Maintenance H/F - Hôpital Cochin - Port-Royal

Les commandes et gestion des factures pourront concerner n'importe lequel des sites du Groupe. La montée en compétences se fera de manière graduelle, mission par mission.
1/ Gestion comptable et administrative des marchés d'entretien travaux
- Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP (sur la base de l'ordre de service ou de la Demande d'Achat) dans le respect :
o Des marchés publics : le devis doit être vérifié par le gestionnaire et être cohérent avec le marché public pour être transformé en commande.
o De la révision de prix
o Des comptes budgétaires,
o Des codes opérations OTP (si classe 2)
o Et des crédits alloués (budget de l'opération / Suivi des seuils de consommation des marchés)
- Contrôle et saisie des services faits sur la base des tableaux de suivi au plus près de la réalisation de la prestation
o Le gestionnaire ne doit pas attendre la facture pour certifier le service fait
o C'est l'information du service fait qui doit enclencher la réclamation de la facture et la certification du service fait dans SAP
- Envoi et suivi des divers documents comptables aux fournisseurs (accueil téléphonique, relances, sous-traitance, gestion des litiges)
- Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
o Dans le respect du délai général de paiement (50 jours)
o Envoi des factures au préalable au réviseur le cas échéant
- Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d'entretien.
- Gestion de la clôture d'exercice et de son suivi avec les tableaux de bord mis à place
2/ Gestion comptable et administrative des marchés de maintenance (préventive = forfaitaire / part à commandes) :
Les missions sont identiques à celles des marchés d'entretien pour la part à commandes avec en sus :
- Suivi des contrats de maintenance préventive : lancement des parts forfaitaires sur l'exercice
o Avec préparation des ordres de service internes en amont
- Gestion de la clôture d'exercice avec juste rattachement des charges à l'exercice (services faits partiels)
3/ Gestion comptable et administrative des opérations de travaux et de maintenance technique :
- Communication avec les entreprises
- Gestion administrative et financière de l'opération de travaux :
o Elaboration des bons de commande en cohérence avec les marchés notifiés par la cellule des marchés
o Gestion des avances forfaitaires : paiement et remboursement
o Suivi des ordres de service
o Gestion des acomptes travaux mensuels
o Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier et gestion des litiges avec les fournisseurs
o Gestion des sous-traitants
o Libération des retenues de garantie et des mainlevées
o Etablissement des règlements définitifs des dépenses en vue de la clôture administrative de l'opération
o Classement et archivage des étapes de l'opération
- Participation aux bilans financiers
- Immobilisations : mise en service partielle ou totale

Compétences requises

- Maitrise de l'outil informatique : SAP, CHORUS PRO et bureautique (Word, Excel...)
- Notions du code des marchés publics
- Notions de comptabilité publique et des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d'exploitation et d'investissement
- Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
- Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances

Qualités professionnelles

- Capacité d'organisation, de maitrise du temps et d'archivage des dossiers
- Attitude constructive et esprit d'initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
- Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l'organisation du travail en équipe
- Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
- Assiduité et ponctualité

Expérience conseillée

- Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses