Assistant de Direction - Métropole du Grand Paris H/F - Structures de coopération territoriale

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c'est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d'envergure au sein d'une collectivité en pleine croissance.

Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain !

Vos principales missions seront les suivantes :

Accueil physique et téléphonique

Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi...,

Envois conséquents de notifications, dossiers, chargement de clés USB

Création et mise à jour régulière de bases de contacts (communes, EPT, élus, PPA, contacts Urbanisme, etc.)

Elaboration et mise à jour de tableaux de suivi pour l'ensemble de la direction, notamment s'agissant du suivi du SCoT et ses futures évolutions,

Suivi administratif de la mise en oeuvre du SCoT et de ses évolutions (suivi des procédures, recueil des recommandés, etc.)

Appui à l'organisation de réunions pour les agents de la direction ( y compris commissions thématiques le cas échéant), appui à la préparation de présentations et visuels pour les réunions, constitution de dossiers de réunions et reprographie, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus

Rédaction, mise en forme et valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

Suivi de la commande publique en articulation avec le SAF (demande de devis, bons de commande, suivi des marchés et de la facturation)

Classement et archivage de documents et des répertoires de travail (Sharepoint)

Suivi des congés et jours de télétravail de la direction

Astreintes du pool des assistantes opérationnelles lors des congés

Commandes de fournitures auprès du service des moyens généraux

Vos compétences à partager

Connaissance des activités, du fonctionnement et des processus des collectivités territoriales, ainsi que du cadre d'intervention spécifique de la Métropole

Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite

Excellente maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

Capacité à rédiger des documents professionnels : comptes rendus, courriers, notes, tableaux de suivi

Sens de l'organisation, autonomie et esprit d'initiative

Gestion et organisation d'agenda, prise de rendez-vous et hiérarchisation des priorités

Préparation et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus, tableaux d'activité)

Maîtrise du Pack Office et des applicatifs métier (gestion du courrier, des contacts, etc.)

Respect des procédures, des instructions de travail et des obligations de confidentialité et de réserve

Capacité à travailler en équipe et en transversalité

Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse

Présentation professionnelle et posture adaptée

Rigueur, fiabilité et discrétion

Engagement, disponibilité et sens du service public

Réactivité, adaptabilité et capacité d'anticipation

Esprit d'initiative et proactivité

Capacités d'écoute active, de coopération et de communication, en interne comme en externe

Aptitude à analyser et évaluer les informations

Conditions d'accès au poste

Niveau d'étude souhaité : Bac +2, formation Assistanat de direction, assistant manager

Expérience requise : de 1 à 3 ans sur un poste similaire ou équivalent

Cadre de catégorie B, rédacteur ou catégorie C, adjoint administratif - filière administrative

Recrutement titulaire, à défaut contractuel (contrat de trois ans)